Saisir un incident d'absentéisme

Présentation : L'enregistrement des cas d'absentéisme est essentiel pour que toutes les demandes de congés des employés et autres congés imprévus soient organisées et mises à jour. Seuls les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires pourront créer des incidents d'absentéisme et des congés.

Point de départ : Le module Workforce.

• Sélectionnez Gestion RH > Absences dans le menu principal.

• Sélectionnez l'icône Nouveau + pour créer un nouvel incident de congé ou d'absentéisme. Une fenêtre pop-up comportant trois onglets apparaît : Informations générales, Documentation, Commentaires et Historique.

Informations générales

• Sélectionnez le lieu de travail dans le menu déroulant.
• Sélectionnez un employé spécifique parmi tous les employés actuellement sous contrat sur le poste de travail sélectionné.
• Sélectionner une incidence parmi tous les types d'incidents du poste de travail sélectionné.
• Sélectionnez une période de travail pour l'employé concerné.

 
Remarque : L'utilisateur pourra voir toutes les périodes disponibles s'il est autorisé à créer des incidents d'absentéisme pour les périodes de travail actives et inactives. Si l'utilisateur n'a accès qu'à la création d'incidents d'absentéisme pour des périodes de travail actives ou inactives, seuls ces incidents seront affichés.

• Spécifiez les dates de début et de fin de l'incident d'absentéisme. Pour les incidents d'absentéisme partiel, lorsque les dates de début et de fin sont identiques et que l’incidence partielle est cochée "Oui", vous devez spécifier les heures de début et de fin.

Remarque : Il existe des boutons à bascule supplémentaires de caractéristiques d'incidents d'absentéisme qui ne sont disponibles que pour certains cas de figures, tels que la date de fin confirmée, l'hospitalisation, le remplacement, la longue durée, le renouvellement et la rechute.

Documentation

Les utilisateurs peuvent joindre des documents aux incidents d'absentéisme en sélectionnant un document sur leur ordinateur ou en utilisant la fonctionnalité "glisser-déposer" (Drag and drop). Chaque fois qu'un document est joint à un incident d'absentéisme (lors de la création ou de la modification de l'incident d'absentéisme), les autres utilisateurs autorisés à visualiser ces absences verront le numéro du document mis en évidence dans la grille.

Notez que le document téléchargé ne sera pas sauvegardé tant que l'utilisateur n'aura pas sélectionné Accepter, même si le document semble être chargé. Le nombre maximum de documents pouvant être téléchargés par incident d'absentéisme est de 10.

 
Commentaires

Lors de la création ou de la modification d'un incident d'absentéisme, les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires. Chaque fois qu'un commentaire est ajouté à un incident d'absentéisme (lors de la création ou de la modification), les autres utilisateurs accédant à l'écran des incidents d'absentéisme (et ayant la permission de visualiser ces incidents) verront le nombre de commentaires mis en évidence dans la grille.

 
Historique

L'onglet Historique n'a qu'une valeur informative. Dans cet onglet, les utilisateurs pourront voir les changements de statut des cas d'absentéisme avec les informations suivantes :

• Date et heure : la date et l'heure auxquelles le statut de l'incident d'absentéisme a été modifié.
• Utilisateur : l'utilisateur qui a effectué le changement de statut.
• Statut : le statut dans lequel se trouve ou s'est trouvé l'incident.