Présentation : La plateforme GIR permet d'enregistrer, pour chaque salarié, toute période de suspension d'activité professionnelle. Ces informations seront ensuite utilisées pour la planification des congés. Pour enregistrer des congés sur la plateforme GIR, un processus d’approbation à deux niveaux (planification et révision) est mis en œuvre. L'enregistrement des congés de chaque salarié est effectué pour chacun des sites.
Point de départ : Le module Workforce.
Enregistrement des congés
- Sélectionnez Gestion RH > Congés dans le menu principal.
- Sélectionnez le lieu de travail pour trouver le modèle que vous recherchez.
- Sélectionnez l'année pour trouver la période au cours de laquelle vous allez programmer des congés.
- L'écran Congés affiche plusieurs colonnes dans lesquelles vous pouvez consulter différentes données :
- Une liste des employés du site que vous avez sélectionné.
- Une colonne spécifiant le nombre maximum de congés pour l'employé, préalablement configuré dans le contrat.
- Une colonne avec le compteur des congés déjà programmés.
- Une colonne avec le compteur de congés à programmer. Le résultat soustrait le nombre maximum de jours programmables, moins ceux qui ont déjà été programmés.
- Une ligne de calendrier où chaque case représente un jour d'un mois donné.
- Pour programmer des congés, sélectionnez, sur la ligne du calendrier, le jour de début des congés d'un employé spécifique et faites glisser la sélection jusqu'au jour de fin des congés de ce dernier.
- Sélectionnez Planification pour exporter un rapport au format .XLS contenant les congés programmés de tous les travailleurs du site.
- Sélectionnez Enregistrer pour sauvegarder les informations relatives aux congés que vous avez saisis pour le lieu de travail.
Révision des congés
- Sélectionnez Gestion RH > Absences dans le menu principal.
- Utilisez les options Filtrer ou Filtrer par site pour faciliter la recherche de l'incident OU sélectionnez l'icône de la loupe pour saisir et rechercher le texte directement.
- Sélectionnez un employé spécifique pour consulter les détails de l'incident et les modifier si nécessaire.
- Sélectionnez Accepter pour enregistrer les modifications apportées à l'événement OU Annuler pour quitter sans enregistrer.
- Une fois l'incident examiné, cliquez sur les trois points dans le champ du travailleur et sélectionnez Révisé dans le menu déroulant.
- Une fois la question révisée, si vous souhaitez la modifier, cliquez à nouveau sur les trois points et sélectionnez Supprimer Révision dans le menu déroulant.
Poser des congés antérieurs
- Sélectionnez Gestion RH > Absences dans le menu principal.
- Sélectionnez Nouveau dans l'écran Absences.
- Dans la fenêtre pop-up Nouvel incident absence, renseignez les champs suivants dans l'onglet Informations générales :
- Le lieu de travail où se trouve l'employé à qui les congés doivent être attribués.
- L'employé à qui les vacances seront attribuées.
- Sélectionnez Congé payé comme type d'événement.
- La période de travail au cours de laquelle vous attribuerez des congés.
- Les dates de début et de fin des vacances à attribuer.
- Dans l'onglet Documentation, joignez les fichiers relatifs à l’incident.
- Dans les commentaires, faites toutes les annotations relatives à l’incident.
- Dans l'onglet Historique, vous pouvez suivre les modifications apportées à la demande depuis sa création.
- Sélectionnez Accepter pour enregistrer l'événement OU Annuler pour quitter sans enregistrer.