Présentation : Ce guide vous fournit des informations détaillées sur les possibilités et les règles de gestion de l'écran FACTURES FOURNISSEURS.
Point de départ : Le menu Easilys.
BESOINS MÉTIER
L'écran "Factures fournisseurs" permet de gérer toute la facturation, aussi bien les factures d'achat que les factures d'avoir, provenant de ses fournisseurs. Il est possible de piloter la facturation sur chaque site et/ou depuis un site racine.
GÉNÉRALITÉS
Il existe 2 natures de factures :
- la Facture A Recevoir (FAR) : c'est la facture "théorique" que le client attend de son fournisseur
- la Facture Fournisseur (FF) : c'est la vraie facture envoyée par le fournisseur
Il existe 2 types de factures :
- Facture d'achat fournisseur
- Facture d'avoir fournisseur
- Facture détaillée par produit, le corps de la facture est alors constitué de :
- Un tableau de la liste des produits facturés (produits, quantité, P.U., montant)
- Un tableau de la liste des groupes analytiques hors produits (ex: Frais de livraison ...)
- Un tableau des différentes TVA
- Facture analytique non détaillée par produit, le corps de la facture est alors constitué de :
- Un tableau des groupes analytiques correspondants aux produits facturés
- Un tableau de la liste des groupes analytiques hors produits (ex: Frais de livraison ...)
- Un tableau des différentes TVA
- Réception : la facture d'achat a été générée automatiquement à la validation de la réception ou a été créée manuellement
- Cession de stock : la facture d'achat a été générée automatiquement à la validation de l'expédition de la cession de stock ou a été créée manuellement
- Réclamation : la facture d'avoir a été générée automatiquement à la validation de la réception qui comporte une réclamation ou a été créée manuellement
- Autre : la facture a été créée manuellement
- par un flux automatique (ex: à la validation d'une réception une FAR est enregistrée automatiquement)
- par un échange EDI (Echange de Données Informatisé)
- par une interface (développement spécifique)
- par un utilisateur manuellement
| FACTURE D'ACHATS | FACTURE D'AVOIR | Explications | |
| STATUTS D'UNE FACTURE A RECEVOIR (FAR) | |||
| En attente | | X | Dans l'attente de l'accord du fournisseur pour confirmer une facture d'avoir |
| A recevoir | X | X | Dans l'attente de la facture du fournisseur |
| Refusée | X | Le fournisseur a refusé la facture d'avoir | |
| Annulée | X | X | La facture à recevoir est annulée et est conservée en historique |
| STATUTS D'UNE FACTURE FOURNISSEUR (FF) | | ||
| A valider | X | X | La facture fournisseur est en attente de contrôle et de validation en bon à payer |
| En litige | X | X | La facture fournisseur fait l'objet d'un litige en cours avec le fournisseur |
| Validée (en bon à payer) | X | X | La facture fournisseur a été validée en bon à payer |
| Soldée partiellement | X | X | La facture fournisseur a fait l'objet d'un règlement partiel |
| Soldée | X | X | La facture fournisseur a fait l'objet d'un règlement global |
| Annulée | X | X | La facture fournisseur est annulée et est conservée en historique |
La gestion des factures fournisseurs se fait à partir de 2 principaux écrans :
- un écran liste qui permet d'avoir la liste de toutes les factures correspondantes aux filtres positionnés
- un écran de consultation d'une facture avec 2 onglets :
- Un onglet "Généralités" qui récapitule les informations générales de la FAR et/ou de la FF
- Un onglet "Détails" qui affiche tous les détails de la facture (produits, quantités, montants) au niveau de la FAR et/ou de la FF
PÉRIMÈTRE FONCTIONNEL
FONCTION DE RECHERCHE (Écran liste des factures)
La recherche peut se faire sur :
- le numéro de la FAR (Facture A Recevoir)
- le numéro de la FF (Facture Fournisseur)
CRÉER (Écran liste des factures)
La création d'une nouvelle FAR et/ou d'une nouvelle FF se fait depuis l'écran qui affiche la liste des factures.
Règles :
- Si l'option "Le bon de livraison constitue également la facture fournisseur" est activée pour le fournisseur, une FAR et une FF sont créées automatiquement à la validation du bon de réception. Si cette option n’est pas activée pour le fournisseur, seule une FAR est créée.
- La période de gestion est déterminée en fonction de la date de la FAR puis de la FF. Lors de la création de la FAR ou de la FF si la période de gestion incluant la date de la facture est clôturée alors la prochaine période non clôturée est sélectionnée
FUSIONNER DES FAR (Écran liste des factures)
La fusion consiste à créer une nouvelle FAR à partir de 2 FAR (au minimum). Les données de chaque FAR sont alors récupérées pour créer une nouvelle FAR.
Cas métier ; comme à chaque validation de réception, une FAR est générée, si le fournisseur adresse par exemple une seule facture mensuelle, il suffit alors de fusionner toutes les FAR du mois de ce fournisseur pour avoir un récapitulatif complet de la facture attendue. Une fois fusionnée, la FAR est associée à la FF pour faire le rapprochement.
- Seules des FAR peuvent être fusionnées entre elles (impossible de fusionner une FAR avec une FF)
- Seules des FAR d'un même fournisseur peuvent être fusionnées
- Dans le cas de plusieurs FAR avec le même produit fournisseur, une fusion des différentes lignes de ce produit fournisseur se fait si le produit fournisseur est strictement identique avec le même prix unitaire
A noter : sous certaines conditions il est possible de défusionner une FAR fusionnée
DÉFUSIONNER DES FAR (Écran d'une facture)
La défusion d'une FAR consiste à récupérer les FAR d'origines qui ont fait l'objet de la fusion.
- Seule une FAR fusionnée peut être défusionnée
- Une FAR associée à une FF ne peut pas être défusionnée (il faut dissocier la FAR de la FF pour pouvoir ensuite défusionner la FAR)
RETOUR EN VALIDATION (Écran d'une facture)
Pour une FF en statut "Validée" grâce au bouton "Retour en validation", il est possible de ramener le statut en "A valider" pour pouvoir modifier le contenu de la FF.
RAPPROCHEMENT / POINTAGE DE FACTURE (Écran d'une facture)
Dans le détail d'une facture, une colonne de rapprochement indique les écarts de quantité et de montant entre la FAR et la FF.
Il est possible manuellement de pointer chaque ligne d'une FAR et/ou FF. Le pointage permet d'indiquer 3 états possibles :
- Non pointé (case vide)
- Conforme (coche verte)
- Non conforme (coche rouge)
ASSOCIER (Écran liste des factures)
L'association de facture consiste à associer une FAR avec une FF dans le but d'avoir toutes les informations sur un seul écran pour faire la comparaison (produits, quantités, P.U.) entre ce qui était attendu (affiché dans la FAR) et ce qui a été réellement facturé (affiché dans la FF) pour au final déclarer la facture en statut "Validée (bon à payer)" ou en statut "En litige".
- Ne peut être associé qu'une seule FAR à une seule FF (voir l'action de FUSIONNER des FAR si besoin)
- La FAR et la FF pour être associées doivent être du même fournisseur
- La FAR doit être en statut "A recevoir" pour être associée à une FF
- La FF doit être en statut "A valider" pour être associée à une FAR
EXPORTER (Écran liste des factures)
L'export des factures permet de générer un fichier .csv contenant toutes les factures correspondantes aux critères sélectionnés. Le fichier peut être ensuite lu par une application comptable par exemple pour y intégrer les factures.
Le fichier .csv a la structure suivante :
- JOURNAL D'ACHAT :
- "ACHT" pour définir que c'est une facture d'achats
- "AF" pour définir que c'est une facture d'avoir.
Cette codification est (pour l'instant) imposée.
- DATE FACTURE : date de la facture.
- NUM FACTURE : numéro de la facture.
- COMPTE GENERAL : fonction de la nature comptable de la ligne :
- le code comptable général des fournisseurs doit être renseigné au préalable dans le "Compte général : fournisseur" dans les paramètres du site.
- le code comptable des achats doit être renseigné au préalable sur l'écran d’administration des groupes analytiques. A noter que le code comptable affiché dépend de l’activité du site renseignée dans les paramètres du site :
- Si l’activité du site est "Production sur place" alors c'est le code compte comptable "Production sur place - Achats stockés" qui est renseigné
- Si l’activité du site est "Approvisionnement / Négoce" alors c'est le code compte comptable "Approvisionnement/Négoce - Achats de marchandise" qui est renseigné.
- le code comptable des TVA doit être renseigné au préalable sur la fenêtre d’administration des TVA
- COMPTE AUXILIAIRE : code comptable de chaque fournisseur renseigné sur chaque fiche fournisseur
- SECTION ANALYTIQUE : code analytique du site renseigné dans les paramètres de chaque site
- LIBELLE FACTURE : le libellé est composé automatiquement du nom du fournisseur suivi du n° de facture.
- DEBIT : montant(s) au débit de la facture
- CREDIT : montant(s) au crédit de la facture
- DEVISE : devise du fournisseur (renseignée à la mise en place de l'environnement)
- MODE REGLEMENT : mode de règlement de la facture
- DATE ECHEANCE : date d'échéance de la facture
TÉLÉCHARGER (Écran liste des factures)
Cette fonction permet de télécharger la liste des factures et les informations affichées à l'écran.
CONFIGURER (Écran liste des factures)
Cette fonction permet de configurer l'affichage des colonnes du tableau.
ENREGISTRER LA FACTURE FOURNISSEUR (Écran d'une facture)
A partir d'une FAR enregistrée, il est possible de générer une FF strictement identique à la FAR. Après la génération, il est possible d'apporter d'éventuelles modifications à la FAR et/ou à la FF.
Pour générer une FF à partir d'une FAR, les champs suivants sont obligatoires en saisie :
- Numéro de la facture
- Date de la facture
GÉNÉRER UNE FACTURE D'AVOIR (Écran d'une facture)
Cette fonction permet de générer une facture d'avoir conforme à la facture d'achat.
SUPPRIMER UNE FACTURE (Écran d'une facture)
Supprimer une FAR ou une FF est une suppression définitive en base de données. Il n'y a donc plus aucune trace de la facture après sa suppression.
- Il est impossible de supprimer une FAR fusionnée
- La suppression d'une FAR est définitive (il n'y a plus aucune trace de la facture en base de données)
- La FF doit être en statut "A valider" pour avoir la possibilité de la supprimer
- La suppression d'une FF est définitive (il n'y a plus aucune trace de la facture en base de données)
- Pour garder une facture en historique, il faut utiliser l'action d'annuler une facture.
ANNULER UNE FACTURE (Écran d'une facture)
Annuler une FAR ou une FF permet de garder la facture en historique mais de la déclarer comme annulée.
- Il est possible d'annuler une FAR
- Il est impossible d'annuler une FAR fusionnée (il faut défusionner la FAR puis annuler chaque FAR)
- Il est impossible d'annuler une FAR associée à une FF (il faut dissocier la FAR de la FF pour annuler la FAR)
- Il est possible d'annuler une FF
- Il est impossible d'annuler une FF associée à une FAR (il faut dissocier la FF de la FAR pour annuler la FF)
- Une fois annulé, que ce soit pour une FAR ou une FF, il n'est pas possible de désannuler.
- Pour ne pas conserver la facture en historique, il faut utiliser l'action de supprimer une facture.
FILTRES
ÉCRAN LISTE DES FACTURES
De nombreux filtres sont disponibles pour limiter la liste des factures en fonction des filtres sélectionnés.
RAPPORTS
ÉCRAN LISTE DES FACTURES
- Journal des achats
- Journal des achats par groupe analytique depuis les factures
- Journal des achats réceptionnés par site
- Journal des consommations par groupe analytique
- Liste des factures
- Relevé de factures
Fonction du rapport, des filtres sont proposés pour affiner le résultat souhaité.