Remarque : chaque action réalisable sur l'application est soumise à un droit. Si vous ne pouvez pas réaliser les actions recommandées dans les articles que vous consultez, cela signifie peut-être que les droits nécessaires ne sont pas activés pour votre profil utilisateur. Contactez l'équipe d'Assistance, ou votre administrateur, pour en savoir plus.

Présentation : En tant que responsable de restaurant, vous souhaitez valider des réclamations (avec ou sans demande d'avoir liée) avant qu'elles soient transmises aux fournisseurs. Ce guide vous accompagne dans ce processus.

Point de départ : Le menu Easilys.

DU POINT DE VUE DE LA PERSONNE QUI SOUMET À LA VALIDATION

Remarque : La validation des réclamations peut se limiter à certains fournisseurs, certains sites, certains critères de non-conformité. Consultez l’article sur l'activation de la fonctionnalité de validation.

• Créez la réclamation, avec ou sans la demande d’avoir, dans le bon de réception. Pour en savoir plus, consultez l’article Enregistrer une réclamation et/ou demande d'avoir liée à une réception.
• Une fois le bon de réception complété, s'il contient au moins une non-conformité pour laquelle la création d'une réclamation est soumise au workflow de validation, alors le bouton Soumettre s'affichera à la place du bouton Valider.

La fenêtre "Envoyer pour validation" s’affiche.

• Indiquez le numéro de bon de livraison.
• Vérifiez et modifiez, si besoin, la date de réception.
• Sélectionnez Envoyer.

• Une réclamation est créée en statut "En attente".

Remarque : S’il y a une demande d’avoir, la demande d’avoir ne sera créée que lorsque la réclamation donnant lieu à cette demande d’avoir sera validée par le responsable.
 

DU POINT DE VUE DU RESPONSABLE DE LA VALIDATION

Remarque : Si la notification par email est activée dans le paramétrage du workflow de validation, alors un email sera envoyé à l'adresse ou aux adresses indiquées, dès qu'une validation est nécessaire. Consultez l’article sur l'activation de la fonctionnalité de validation.

• Sélectionnez les onglets Commandes fournisseurs > Réclamations.
• Utilisez le filtre "Statuts" et sélectionnez le statut "En attente". Seules les réclamations en statut "En attente" apparaissent dans la liste.
   

• Sélectionnez une réclamation.
  
  Si vous devez réaliser des modifications, modifiez les chiffres contenus dans les cases Commandé Livré, Reçu et Demande d’avoir.

Remarque : Il est possible d’échanger entre l’utilisateur qui soumet une validation et le responsable grâce à l’espace "Suivi".

• Vous pouvez sélectionner la ligne pour afficher les détails de la réclamation et ajouter ou modifier un commentaire.

• Sélectionnez Accepter pour valider la réclamation.

Si une demande d’avoir est liée, alors le bon de demande d’avoir est créé.

• Sélectionnez Refuser pour refuser la réclamation.

Lorsque vous sélectionnez Refuser, la réception s’ouvre à nouveau. L’utilisateur qui a envoyé la demande de validation devra refaire son bon de réception et redemander une validation de réclamation si besoin.


 

• Pour refuser la réclamation sans demander à l’utilisateur de refaire son bon de réception, vous pouvez supprimer la ligne de réclamation que vous considérez comme refusable en sélectionnant la croix rouge.
• Sélectionnez ensuite Accepter. La réclamation sera validée, mais vide ou partiellement.