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Présentation : En tant que manager d'un restaurant, vous avez besoin d'exporter des factures à partir de l'écran « Factures fournisseurs » à des fins d'analyse externe ou de partage avec les différentes parties prenantes.
Point de départ : Le menu Easilys.
Exporter les factures
- Sélectionnez Commandes fournisseurs dans le menu principal > Factures fournisseurs.
- Sélectionnez Exporter en haut à gauche de cet écran.
La section Exporter les factures fournisseurs s'affiche à droite de l'écran :
- Sélectionnez Exporter.
- Enregistrez le fichier au format .csv sur votre ordinateur.
Comprendre le fichier exporté
Détail des colonnes
JOURNAL D'ACHAT : ACHT pour les factures d'achats ou AF pour les factures d'avoir. Cette donnée est (pour l'instant) imposée.
DATE FACTURE : Correspond à la date de la facture.
NUM FACTURE : Correspond au numéro de la facture.
COMPTE GENERAL : Quatre types de code comptable possibles dans cette colonne :
- Le code comptable général des achats, à savoir 4010000 : ce code est (pour l’instant) imposé pour tous les achats.
- Le code comptable général des fournisseurs, à savoir 6010000 : ce code est (pour l’instant) imposé pour tous les fournisseurs.
- Le code comptable des TVA qui doit être renseigné au préalable sur la fenêtre d’administration des TVA par un administrateur ayant les droits pour cela. (Administration des TVA > Écran Mercuriales, rubrique Produits > Sélection d'une mercuriale > Sélection d'un produit > Modifier le produit industriel > Roue crantée au champ Taxes)
- Le code comptable des groupes analytiques qui doit être renseigné au préalable sur la fenêtre d’administration des groupes analytiques par un administrateur ayant les droits pour cela :
Remarque : Il existe deux codes comptables (Production sur place et Approvisionnement / Négoce) :
Le code comptable affiché dépend de l’activité du site renseignée dans les paramètres du site :
- Si l’activité du site est Production sur place, alors ce sera le compte comptable Production sur place - Achats stockés qui sera renseigné.
- Si l’activité du site est Approvisionnement / Négoce alors ce sera le compte comptable Approvisionnement/Négoce - Achats de marchandise qui sera renseigné.
COMPTE AUXILIAIRE : Correspond au code comptable de chaque fournisseur à renseigner sur chaque fiche fournisseur. (Écran Fournisseurs, rubrique Produits > Sélectionner une fiche fournisseur > Modifier > Champ N° compte comptable)
SECTION ANALYTIQUE : Correspond au code analytique du site, à renseigner dans les paramètres de chaque site. (Paramètres du site en cliquant sur le nom du site > Onglet Informations > Mettre à jour l'encart Coordonnées > Champ Code analytique du site)
LIBELLE FACTURE : Le libellé est composé automatiquement du nom du fournisseur suivi du numéro de facture.
DEBIT : Correspond au débit.
CREDIT : Correspond au crédit.
DEVISE : C’est la devise du fournisseur. Celle-ci est renseignée (pour l’instant) obligatoirement par l'équipe technique Easilys, sur la fiche de chaque fournisseur.
Pour en savoir plus, consultez l'article Appliquer une monnaie selon la monnaie utilisée par le fournisseur sur les bons de commande.