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Présentation : En tant que responsable de restaurant, vous devez utiliser la fonctionnalité de pré-commande pour anticiper les besoins et rationaliser le processus de commande. Ce guide vous accompagne dans ce processus.
Point de départ : Le menu Easilys.
Le but d'une pré-commande est d'informer le fournisseur de ses "intentions" d'achat pour une date donnée, afin que celui-ci puisse assurer un stock suffisant et être capable d'honorer la commande à venir.
Les pré-commandes peuvent être modifiées à sa guise, jusqu'à la date limite de commande paramétrée dans la fiche du fournisseur. Le fait de réenvoyer une pré-commande à un fournisseur annulera et remplacera la précédente.
Une fois la date limite de commande atteinte, il ne sera plus possible d'envoyer de pré-commande.
Configurer un envoi de pré-commande chez un fournisseur
- Sélectionnez les onglets Produits > Fournisseurs.
- Sélectionnez la fiche du fournisseur concerné.
- Sélectionnez Modifier.
- Dans l'onglet Commandes, cochez l'option "Utiliser les pré-commandes", et décochez l'option "Clôturer automatiquement une commande à échéance".
- Sélectionnez ensuite Enregistrer, en bas de la fiche fournisseur.
Vous pouvez désormais envoyer des pré-commandes à votre fournisseur.
Exemple d’une pré-commande chez un fournisseur
Lors de l'envoi d'une commande avant le délai de commande paramétré sur la fiche du fournisseur, votre panier de commande sera envoyé au fournisseur, sous forme de pré-commande.
En effet, cela se verra grâce à une information rajoutée sur votre panier de commande. Dans l'exemple ci-dessous :
- La pré-commande a été envoyée le 3 janvier, pour une livraison au 6 janvier
- Le délai de commande est de A pour A, avant 10 heures
> Jusqu'au 6 janvier à 10 heures, le panier de commande sera une pré-commande.
- Il sera nécessaire de renvoyer le panier de commande le jour de la date limite de commande, afin que le fournisseur puisse bien recevoir le bon de commande final.
Attention : n'oubliez pas de sélectionner Envoyer en bas du bon de commande, même s’il s'agit d'une pré-commande, afin que le fournisseur puisse bien la recevoir.
Activer l'option "Clôturer automatiquement une commande à échéance"
Cette option est activable sur la fiche fournisseur uniquement lorsque l'option des pré-commandes est activée. Cela permet de ne pas avoir à renvoyer la commande après l'envoi d'une pré-commande, lorsque la date limite de pré-commande est dépassée. Le panier de pré-commande se transformera automatiquement en commande, et s'enverra directement au fournisseur.
Remarque : Le statut et le paramétrage d'une commande ou d'une pré-commande en cours chez un fournisseur ne seront pas affectés si le paramétrage de la fiche du fournisseur est modifié au même moment ou après la création de ceux-ci.
Exemple : Un panier de commande est créé sans être envoyé chez un fournisseur chez qui la fonctionnalité de pré-commandes est désactivée. Je me rends dans la fiche dudit fournisseur, afin d'activer la fonctionnalité de pré-commandes. Cela n'aura aucun effet sur le panier de commande ou la pré-commande déjà crée avant l'activation des pré-commandes. En revanche, les prochains paniers de commandes créés à la suite de cette modification se transformeront automatiquement en pré-commande.