Remarque : chaque action réalisable sur l'application est soumise à un droit. Si vous ne pouvez pas réaliser les actions recommandées dans les articles que vous consultez, cela signifie peut-être que les droits nécessaires ne sont pas activés pour votre profil utilisateur. Contactez l'équipe d'Assistance, ou votre administrateur, pour en savoir plus.
Présentation : En tant que responsable de restaurant, vous souhaitez gérer les tâches du Plan de Maîtrise Sanitaire (PMS) pour garantir le respect des réglementations en matière de sécurité alimentaire. Ce guide vous accompagne dans ce processus.
Point de départ : Le menu Easilys.
Le Plan de Maitrise Sanitaire est composé de différentes tâches régulières à exécuter.
C’est depuis l’écran “Administration des tâches” que vous allez pouvoir créer, modifier ou supprimer ces tâches.
Une fois les tâches créées, les équipes pourront se fier à Easilys pour savoir quelles actions sont à réaliser dans la journée.
CRÉER UNE TÂCHE DANS LE PLAN DE MAÎTRISE SANITAIRE (PMS)
- Sélectionnez les onglets PMS > Administration des tâches.
- Sélectionnez + Créer.
Une fiche “Créer une nouvelle tâche” s’affiche à droite de l’écran.
- Complétez les informations demandées. Celles suivies d’un astérisque sont à renseigner obligatoirement pour pouvoir créer la tâche.
- Sélectionnez Enregistrer pour finaliser la création de la tâche.
Une fois la création terminée, vous pouvez gérer les critères, la planification et l’ajout d’actions correctives en cas de non-conformité.
Les critères servent à indiquer à quels éléments s’applique la tâche. Si j'indique que le critère de ma tâche est "Local", je pourrai ensuite préciser à quelles pièces la tâche s'applique. Cela permet de suivre précisément les tâches réalisées.
Consultez la partie Gérer les critères de cet article pour en savoir plus.
La planification permet de prévoir quand les tâches doivent être réalisées. Elles apparaîtront donc dans la liste des tâches à réaliser dans la journée en respect de la planification paramétrée. S’il n’y a aucune planification, alors la tâche n’apparaîtra jamais dans la liste des tâches du jour que vous pouvez consulter sur l’écran Tâches planifiées.
Consultez la partie Planifier la tâche de cet article pour en savoir plus.
Les actions correctives, si elles sont associées à la tâche, seront proposées si le résultat de la tâche est jugé non conforme.
Consultez la partie Gérer les actions correctives à associer à la tâche de cet article pour en savoir plus.
OPTIMISER L'UTILISATION DE VOTRE TÂCHE
Gérer les critères
Ajouter des éléments du critère lié à la tâche permet de limiter la liste des éléments. Lorsqu’un collaborateur saisira la tâche, il aura ainsi accès à la liste des éléments choisis plutôt qu’à la liste complète des éléments en lien avec le critère.
Exemple : Vous avez créé une tâche de vérification des températures des chambres froides de votre établissement. Celle-ci est liée au critère Local.
-Lorsque vous saisissez la tâche vous devez renseigner dans quel local en particulier vous avez réalisé la tâche. Easilys vous propose donc tous les locaux existants.
-En ajoutant des éléments dans l’onglet Critère, vous limitez ainsi les locaux proposés à vos chambres froides.
- Sélectionnez la tâche sur laquelle vous souhaitez gérer les critères.
La fiche de la tâche s’affiche à droite de l’écran.
- Rendez-vous dans l’onglet “Critère” de la fiche de la tâche.
- Sélectionnez la barre de recherche.
La liste des éléments en lien avec le critère s’affiche.
- Sélectionnez un ou des éléments précis que vous souhaitez lier à la tâche.
Par défaut, si vous ne renseignez pas précisément quels éléments du critère doivent être proposés lors de la saisie de la tâche, tous les éléments rattachés au critère choisi sont proposés.
Planifier la tâche
En planifiant une tâche, celle-ci apparaîtra dans l’écran Tâches planifiées. Cela facilite le travail de vos collaborateurs qui pourront ainsi voir en un clic les actions à réaliser dans la journée. (Si la tâche n'est pas planifiée, il faudra accéder à l'écran "Saisir une tâche" et la sélectionner dans la liste.)
- Sélectionnez une tâche existante dans le tableau d’affichage pour visualiser sa fiche détaillée.
- Rendez-vous dans l’onglet “Planification” de la fiche.
- Sélectionnez sur quelle période la planification va être valide en indiquant une date de début et une date de fin.
- Si vous avez ajouté des éléments dans l’onglet Critère de la tâche, vous devez sélectionner l’élément concerné par la planification.
Exemple : Vous avez créé une tâche de vérification des températures des chambres froides de votre établissement. Celle-ci est liée au critère Local. Vous avez renseigné les éléments CHAMBRE FROIDE NEGATIVE et CHAMBRE FROIDE POSITIVE dans l’onglet Critère.
Lorsque vous ajoutez une planification, vous devez sélectionner CHAMBRE FROIDE NEGATIVE pour créer une planification “Tous les matins” puis ajouter une seconde planification pour CHAMBRE FROIDE POSITIVE “Tous les soirs”.
- Sélectionnez le type de planification : Il en existe plusieurs : Tous les jours, Tous les lundis, Tous les matins, etc.
- Sélectionnez Ajouter.
- Vous pouvez ajouter plusieurs planifications différentes pour une même tâche au besoin.
Gérer les actions correctives à associer à la tâche
Les actions correctives sont des tâches pour lesquelles l'option "Action corrective" a été activée lors de leur création.
Une fois cette option activée, vous pouvez associer cette tâche à d'autres tâches via l'onglet "Actions correctives" disponible dans leur fiche.
L'objectif est de guider vos collaborateurs dans les actions à entreprendre en cas de non-conformité et de maintenir un suivi pour prouver qu'une non-conformité a effectivement conduit à des actions correctives.
- Sélectionnez une tâche existante dans le tableau d’affichage pour visualiser sa fiche détaillée.
- Rendez-vous dans l’onglet “Actions correctives”.
- Sélectionnez la barre de recherche.
La liste des tâches ayant l’option “Action corrective” activée apparait.
- Sélectionnez une ou des tâches pour les ajouter comme actions correctives en cas de non-conformité.
Exemple : Vous avez créé une tâche de vérification des températures des chambres froides de votre établissement. Un de vos collaborateurs indique une non-conformité lorsqu’il saisit la tâche car la température n’était pas conforme.
-Si vous avez ajouté des actions correctives, celles-ci lui sont alors proposées. Il sélectionne la tâche "T° / REVÉRIFIER LA TEMPÉRATURE 30 MINUTES APRÈS", ce qui ajoute la tâche d'action corrective à l'écran "Tâche planifiée".
-Il saisit la tâche "T° / REVÉRIFIER LA TEMPÉRATURE 30 MINUTES APRÈS". Celle-ci est à nouveau non conforme car la température est toujours incorrecte. Si une action corrective avait également été ajoutée à cette même action corrective, il peut alors la sélectionner.
Gérer les seuils de conformité
Pour en savoir plus, consultez l'article Administrer les seuils de conformité pour les taches du Plan de Maitrise Sanitaire (PMS).