Resumen: como propietario de un sistema, es posible que desees crear formularios a modo de agenda de reuniones, para agilizar los preparativos y los temas que tratar en las reuniones.
Empieza desde: el panel de Vista general de Compliance.
- Selecciona Formularios en el menú principal.
- Selecciona Crear formulario.
Se abrirá la página Formulario nuevo. Verás siete paneles de configuración:
/msdyn_blobfile/$value)
Observaciones: cuando se utiliza un formulario para planificar una reunión, la terminología es ligeramente diferente:
Formulario = Reunión
- Tarea = elemento en la agenda
- Comentario = nota
- Desviación = acción de seguimiento
- Introduce el nombre de la reunión.
Restringir el acceso a un grupo de ubicaciones
- Utiliza la lista desplegable para seleccionar un grupo de ubicaciones. Se restringirá el acceso al formulario solamente a ese grupo.
- Introduce una descripción para la reunión. Una vez completado este campo, aparecerá en enlace a la descripción en el Formulario en el panel de Vista general. Deberás seleccionar el enlace para leer la descripción.
Observaciones: puedes añadir texto, tablas, imágenes y enlaces utilizando el menú de formato.
Utiliza los botones de activación para activar o desactivar las siguientes opciones:
- Asignar a usuarios existentes y preseleccionar por defecto para nuevos usuarios: cuando se activa, esta opción asigna el formulario a todos los usuarios existentes y permite su selección de la lista de tareas al crear un nuevo usuario.
- Privado: al activar esta opción, permite seleccionar los roles que pueden visualizar el formulario. Al desactivarla, el formulario no será visible para ningún rol.
- Reunión: activa esta opción para utilizar el formulario para planificar la reunión. Se activará la opción Añadir acción en cada elemento de la agenda (Tarea).
Observaciones: los formularios no deberían tener tanto desviaciones como acciones de seguimiento. Es responsabilidad del creador de la agenda de reunión asegurar que ninguna opción de respuesta resulte en una desviación.
- Impresión de etiquetas: recomendamos dejar esta opción desactivada. Solo se utiliza si el formulario se emplea para crear etiquetas.
- Configuración de manejo de revisiones:
- Prohibir reapertura: al activarla, esta opción impide cambios a los formularios completados. Los usuarios solamente podrán completar el formulario una vez. Al desactivarla, el formulario podrá editarse según se considere necesario.
- Acceso limitado: al activarla, esta opción muestra una lista de roles. Marca los roles para permitirles cerar nuevas revisiones, reabrir las completadas y manejar las desviaciones de las revisiones completadas. Al desactivarla, todos los roles podrán visualizar las revisiones y abrir las desviaciones, pero no tendrán permiso para realizar ninguna acción en ellas.
Imagen de la ficha (o Imagen del azulejo)
- En esta sección puedes subir o arrastrar y soltar cualquier imagen para que esta sea visible en la Agenda diaria.
Formulario dirigido por la API
- En esta sección puedes seleccionar un nombre para la integración en la lista desplegable.
- Añade el correo electrónico de cualquier persona que necesite recibir notificaciones cuando se complete un formulario.
- Selecciona Añadir + para añadir las direcciones a la lista de las personas que deberán recibir una notificación. Se puede añadir tantas direcciones como se considere necesario.
Una vez que hayas terminado de configurar el formulario:
Utilizar un formulario en una reunión
Observaciones: las agendas deben publicarse antes de que los usuarios/asistentes a la reunión puedan verlos/completarlos.
- Abre un elemento de la agenda (Tarea)
/msdyn_blobfile/$value)
- Selecciona la respuesta adecuada.
Si se requiere un seguimiento:
- Vuelve a abrir el elemento y selecciona para abrir el panel Acción. Anota la acción necesaria para el seguimiento, la persona responsable de realizarlo y una fecha de vencimiento.
/msdyn_blobfile/$value)
- Selecciona Guardar o Cancelar si deseas abandonar el panel de acción.
- Selecciona Completar cuando se hayan tratado todos los puntos de la agenda.
Observaciones: la página de resumen de la agenda muestra una lista de todos los formularios, que sirve de registro de las reuniones.
