Resumen: Workforce pone a disposición de sus usuarios la posibilidad de generar informes donde se pueden explotar los datos relacionados con las horas y los KPI de los trabajadores. Este informe es de vital importancia para medir la eficiencia de las operaciones y facilitar la toma de decisión en torno a la plantilla y la disposición de horarios en un centro de trabajo.
Empieza desde: El módulo Workforce.
Generar el informe
Selecciona Informes del menú principal.
Usa el icono de la Lupa ⌕ o localiza en el listado el informe 175 – KPIs de Turno.
Selecciona el o los Centros cuyos KPIs deseas visualizar.
Selecciona la Semana que desees consultar O la fecha de Inicio y Fin del periodo.
En el desplegable Horas de Formación, puedes seleccionar un grupo de puestos de trabajo donde visualizarás las horas que se han planificado en ese grupo.
Observaciones: Para que veas las horas de formación, deberíamos crear un grupo de puestos de trabajo llamado Formación, y asignar ese puesto de trabajo a los turnos que sean de formación.
Selecciona qué Secciones quieres ver en el informe, cada sección es un KPI:
Estado: muestra si el turno está terminado o no, y el número de veces que se ha utilizado la optimización.
Ventas: muestra las ventas proyectadas, las reales y la variación absoluta y porcentual.
Tickets: muestra los tickets proyectados, los reales y la variación absoluta y porcentual.
MPT (Tiempo trabajado (minutos) / Tickets): indica la velocidad de generación de tickets en nuestro negocio, es decir, los minutos que necesitamos para despachar un ticket.
TPLH (Tickets / Tiempo trabajado (horas)): indica la carga de trabajo en tickets, la cantidad de tickets que somos capaces de despachar en una hora de trabajo.
SPLH (Venta neta / Tiempo trabajado (horas)): indica la carga de trabajo en venta neta, la cantidad de venta que somos capaces de generar en una hora de trabajo.
Horas: muestra las horas ideales de trabajo, las proyectadas, las reales y la variación absoluta y porcentual.
Grupo de puesto de trabajo: selecciona cuál es el grupo de trabajo que quieres visualizar.
Selecciona de forma obligatoria los 3 Criterios de Agrupación, que te mostrarán el total de cada grupo, por ejemplo, agrupar por concepto, por país y por provincia.
Selecciona Generar Informe para descargar el archivo en formato .XLS.
Conceptos generales
Este Excel muestra un resumen semanal, pero cada hoja muestra un día de la semana.
Es importante distinguir 3 conceptos relacionados con este informe:
Ideal: son todos aquellos datos relacionados con las tablas de trabajo configuradas (trabajo directo e indirecto) si esta configuración no está realizada, se verán los datos a 0. Al proyectar una venta en los turnos, el sistema dirá cuáles son los KPI ideales. Por ejemplo, si las ventas para el viernes son de 13000€, necesitarás 90 horas de trabajo. Por tanto, si no hay tablas de trabajo o no hay una venta proyectada, no tendrás datos.
Proyectado: son los datos que se extraen a través de los turnos planificados y la venta proyectada.
Real: son los datos que provienen de los fichajes ajustados (o de los originales si no hubo ajustes) y de las ventas reales.
En cuanto a los colores, no cambian en función de si el resultado es positivo o negativo, sino en función del porcentaje de desviación. Si el color de los valores es verde, indica que la variación de los resultados ha sido mínima y que la estimación de ventas y de personal ha sido óptima, acercándose a lo ideal y a lo real.
Detalle del informe
Al comienzo del informe, verás un detalle del periodo que estás consultando.
Verás los centros y el agrupado que has seleccionado.
Verás el estado del centro, si está terminado y número de optimizaciones.
A continuación verás dos apartados: ventas netas y tickets.
Venta proyectada: según lo proyectado en turnos, puede ser en base a un presupuesto o un histórico de ventas del POS.
Venta real: es la venta que proviene del POS.
Variación absoluta
Variación porcentual
En cuanto a los KPI (MPT, TPLH y SPLH) verás la misma información en todos ellos:
Productividad Ideal: según las tablas de trabajo y la proyección de ventas.
Productividad Proyectada: según los turnos y la venta proyectada.
Productividad Real: según los fichajes y las ventas reales.
Proyectado vs Ideal: la variación absoluta y porcentual entre lo planificado en los turnos y los ideales según las tablas de trabajo configuradas.
Real vs Ideal: la variación absoluta y porcentual entre los datos reales (fichajes y las ventas reales) y los ideales según las tablas de trabajo configuradas.
Proyectado vs Ideal: la variación absoluta y porcentual entre lo planificado en turno y los datos reales.
El KPI de horas muestra la siguiente información:
Las horas Ideales: son las horas que deberían haberse planificado según las tablas de trabajo y la proyección de ventas.
Las horas Proyectadas: son las horas planificadas en turno.
Las horas de Exceso: son las horas que se han planificado de más según las tablas de trabajo y la proyección de ventas.
Las horas de Defecto: son las horas que hemos planificado de menos según las tablas de trabajo y la proyección de ventas.
Las horas Reales: son las horas fichadas, si están ajustadas, podrás verlas.
Horas Reales vs Ideales: la variación absoluta y porcentual entre las horas reales y los ideales según las tablas de trabajo configuradas.
Horas Reales vs Proyectadas: la variación absoluta y porcentual entre las horas fichadas y las proyectadas.
La Reacción: muestra si la variación de tickets que ha habido se corresponde con la variación de horas. Variación % Tickets - ((Horas Real/ Horas Proyectadas) -1)
La Eficiencia: es el porcentaje de aproximación a las horas ideales reales del turno. Esto se obtiene a partir de las tablas de productividad y las ventas reales. Esto es igual a 1-(exceso+defecto)/horas ideales. Dos puntos importantes:
Si horas ideales = 0, entonces 0%.
Si exceso+defecto es mayor que las horas ideales, eficiencia = 0%. Código de colores >80% - verde; entre 65,01 - 79,99% - amarillo; < 65 – rojo.
En caso de haber seleccionado un Grupo de puestos de trabajo asociado con horas de formación, lo verás de la siguiente forma al final del informe.
Horas de formación proyectadas: este dato es según el turno y para contabilizar esas horas el turno debe tener asignado el puesto de trabajo correspondiente a horas de formación.
Horas de formación reales: este dato se obtiene según los fichajes, para ello, al igual que en el caso de los turnos, esas horas deben tener asignado un puesto de trabajo.
Variación absoluta y porcentual