Resumen: La funcionalidad de documentación en Workforce permite a los usuarios visualizar y buscar de forma rápida y eficiente los documentos subidos al sistema. De la misma forma, facilita la descarga de documentos y la exportación de reportes detallados de los documentos cargados al sistema.
Empieza desde: El módulo Workforce.
Selecciona Documentación del menú principal.
La pantalla de Documentación te mostrará un listado con todos los documentos subidos al sistema.
Asimismo, la pantalla muestra una serie de columnas con información relevante para cada documento:
Documento: muestra el nombre del documento subido.
Empleado: muestra el nombre del empleado al que se le ha asignado dicho documento.
Centro de trabajo: muestra el centro de trabajo al que pertenece el empleado.
Tipo: muestra el tipo de documento asignado o la fuente mediante la cual se ha subido el documento.
Visible: muestra si el documento está visible para los trabajadores mediante la app empleados.
Estado empleado: muestra qué acciones ha tomado el empleado en torno al documento. El estado puede ser No leído, Firmado, o No requerida.
Estado otros firmantes: muestra qué acciones han tomado otros firmantes externos a la organización. Los estados son los mismos que en Estado empleado.
Etiquetas: muestra la o las etiquetas asignadas al documento durante su creación o edición.
Modificado por: muestra la fecha y usuarios responsables de la creación o modificación del documento.
Filtrar o encontrar un documento
- Selecciona el icono de la lupa para abrir un panel de búsqueda y escribe el texto específico que deseas buscar.
- Para hacer una búsqueda más detallada mediante filtros, puedes seleccionar el botón Filtrar en la ventana de documentación.
En el desplegable Filtrar, podrás elegir hacer tres tipos de filtrado:
Documentación: Filtra por Tipo de documento, si está Visible en la app de empleados, por Etiquetas asignadas al documento, o por el Estado, ya sea del empleado o de los otros firmantes.
Empleados: Filtra por el Estado del empleado (Actual, Antiguo o Futuro), Nombre o nombres de los empleados, Categoría del empleado, o Contrato asignado.
Modificado por: Filtra por el usuario que ha creado o modificado el documento, así como las fechas de últimas modificaciones.
De la misma forma, puedes decidir si deseas filtrar los documentos por unidad al seleccionar el botón Filtrar por Centro.
Exportar y descargar documentos
Para exportar un reporte de todos los documentos cargados en el sistema, selecciona Exportar en la pantalla de Documentación.
Elige si deseas descargar el reporte en formato .XLS o .CSV.
Para descargar un documento ya cargado en el sistema, selecciona la línea del documento que deseas exportar.
En la ventana emergente de Documento Asignado, selecciona el botón de Descargar sobre el cuadro del documento.