Présentation : L’outil Workforce dispose d'un module de documentation intégré qui facilite l'attribution, la gestion, la distribution et la signature de documents par les employeurs et les employés. Dans ce module, les documents téléchargés vers Workforce sont collectés non seulement via cet outil, mais aussi via différentes fonctionnalités, telles que les incidents liés à l'absentéisme, à la paie, les applications, etc.
Point de départ : Le module Workforce.
- Sélectionnez Documentation dans le menu principal.
- Sur la page Documentation, sélectionnez le bouton Nouveau + pour ajouter un nouveau document.
- Un processus en trois étapes sera alors déployé :
1. Employés : Cette étape permet d'affecter un ou plusieurs employés aux documents à télécharger.
- Sélectionnez le lieu de travail où se trouvent les employés dont vous souhaitez télécharger le ou les documents.
- Sélectionnez une catégorie ou un contrat (champs facultatifs) afin de filtrer les résultats.
- Sélectionnez le statut des employés. Vous pouvez choisir entre Actuels, Précédents et Futurs.
- Sélectionnez un ou plusieurs employés pour lesquels vous souhaitez télécharger des documents et sélectionnez Ajouter.
2. Documentation : Dans cette étape, vous sélectionnez le(s) document(s) spécifique(s) que vous souhaitez attribuer aux employés.
- Sélectionnez Cliquez ici pour télécharger pour ouvrir le navigateur de fichiers et sélectionner le document OU glissez-déposez le document de votre navigateur de fichiers vers la section de téléchargement. Une fois le fichier chargé, vous verrez un résumé des documents ajoutés.
- Renseignez une description et ajoutez des « étiquettes » au document afin de le référencer.
- Indiquez si vous souhaitez que le document soit visible ou non dans l'application de l'employé.
3. Signature numérique : À ce stade, vous pouvez décider de demander ou non une ou plusieurs signatures numériques pour les documents que vous avez téléchargés. Tous les signataires sélectionnés recevront un e-mail contenant un lien leur permettant de signer par l'intermédiaire de Signaturit.
- Recherchez le nom du signataire dans la liste des utilisateurs et sélectionnez Ajouter.
- S'il y a des signataires externes, ajoutez leur nom complet, le nom de leur entreprise et leur adresse e-mail. Sélectionnez Ajouter une fois que vous avez complété les données.
Vous pouvez également décider de demander ou non une signature de la part des employés. Pour savoir comment demander la signature numérique d'un employé sur un document, consultez la ressource Signer un document.
Remarque : Si l’emploi de la signature e-mail n'a pas été contracté, la possibilité d'ajouter des signataires sera désactivée.
- Une fois que vous avez effectué les trois étapes ci-dessus, sélectionnez Enregistrer pour conserver les modifications. Vous pouvez également revenir sur les étapes précédentes en sélectionnant Précédent.