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Présentation : En tant que responsable de restaurant, vous pouvez avoir besoin de saisir manuellement une facture fournisseur lorsque celle-ci ne découle pas directement d'une réception validée ou n'est pas envoyée dans Easilys par EDI. Ce guide vous accompagne dans ce processus.
Point de départ : Le menu Easilys.
Les FF (Factures fournisseurs) sont à rapprocher des FAR (Factures à recevoir) pour pointer d'éventuelles anomalies.
Les FF peuvent être générées automatiquement à la validation de la réception si vous avez indiqué, dans la fiche fournisseur, que le bon de livraison fait office de facture fournisseur. Elles peuvent également être générées automatiquement si vous fonctionnez en système EDI.
Sinon, il est possible de saisir manuellement les FF reçues de vos fournisseurs en les rattachant ou non directement à une FAR.
PREMIER CAS DE FIGURE - CRÉER UNE FF ISOLÉE
- Sélectionnez Commandes fournisseurs > Factures fournisseurs.
- Sélectionnez + Créer en haut à droite de l'écran.
- Easilys affiche une facture d'achat vierge par défaut. Vous pouvez modifier le type de facture en facture d'avoir dans l'encart "Généralités" à la ligne "Type".
- Complétez les informations demandées dans l'encart "Généralités". Celles suivies d'un astérisque (*) sont obligatoires pour pouvoir enregistrer la nouvelle facture.
Remarque : la partie droite de l'onglet "Généralités" affiche des explications sur la procédure à suivre. Ces informations évoluent selon l'étape où en vous en êtes sur la validation de la facture.
- Complétez les informations de l'encart "Facture fournisseur".
- Vous pouvez ensuite compléter les informations des autres encarts au besoin.
- Sélectionnez Enregistrer.
La facture est créée. - Rendez-vous sur l'onglet "Détails" de la facture pour ajouter les groupes analytiques hors produit et/ou les produits concernés par la facture.
- Sélectionnez Ajouter pour ajouter une ligne à la facture.
SECOND CAS DE FIGURE - CRÉER UNE FF EN LA RATTACHANT DIRECTEMENT A UNE FAR EXISTANTE
- Sélectionnez Commandes fournisseurs > Factures fournisseurs.
- Sélectionner la FAR correspondant à la FF que vous devez saisir.
Le détail de la facture s'affiche sur l'onglet "Généralités".
- Sélectionnez Modifier.
- Complétez les informations de l'encart "Facture fournisseur". Le numéro de la facture fournisseur est obligatoire.
- Sélectionnez Enregistrer.
- Easilys vous propose alors de générer automatiquement la facture fournisseur en copiant les informations de la FAR. Il vous sera ensuite possible de modifier les éléments au besoin. Cette option peut vous permettre de gagner du temps, libre à vous de procéder ainsi ou de passer par une saisie totalement manuelle.
- Rendez-vous sur l'onglet "Détails" de la facture pour ajouter ou modifier les lignes de la FF.
Pour ajouter des informations ou en modifier sur une ligne, il vous suffit de sélectionner la ligne du produit ou du groupe analytique. Un panneau s'affiche à droite de l'écran vous permettant de modifier les informations de facturation que cela soit au niveau de la FAR ou de la FF.
Une fois votre FF renseignée, elle s'affiche dans la liste des factures avec le statut À VALIDER. Pour plus d'information sur le pointage des factures en statut À VALIDER, reportez-vous à l'article Rapprocher une FAR et une FF pour pointer les éventuelles anomalies.