Remarque : chaque action réalisable sur l'application est soumise à un droit. Si vous ne pouvez pas réaliser les actions recommandées dans les articles que vous consultez, cela signifie peut-être que les droits nécessaires ne sont pas activés pour votre profil utilisateur. Contactez l'équipe d'Assistance, ou votre administrateur, pour en savoir plus.
Présentation : En tant que responsable de restaurant, vous souhaitez suivre et gérer les demandes d'avoir générées lors de la réception, afin de vous assurer de leur prise en compte par vos fournisseurs et/ou votre service achat. Ce guide vous accompagne dans ce processus.
Point de départ : Le menu Easilys.
Une demande d’avoir est toujours générée depuis une réception. Elle peut être créée manuellement ou automatiquement par Easilys si celui-ci se rend compte d’une anomalie entre la commande et la livraison ou entre la livraison et la réception.
Lorsque vous validez la réception contenant des demandes d’avoir, vous pouvez retrouver ces demandes d’avoir dans un écran dédié pour en assurer le suivi et réaliser les différentes actions décrites ci-dessous :
- Sélectionnez les onglets Commandes fournisseurs > Demandes d’avoir.
Vous retrouvez toutes les demandes d’avoir générées. (1)
- Filtrez par statuts et/ou par fournisseurs pour retrouver plus facilement la demande d’avoir recherchée. (2)
- Sélectionnez la demande d’avoir dont vous voulez consulter le détail et/ou que vous souhaitez envoyer au fournisseur si cela n'a pas été automatiquement fait lors de la validation de la réception.
Le détail de celle-ci s’affiche à l’écran.
Remarque : L’envoi automatique des réclamations peut être paramétré sur la fiche fournisseur. Pour en savoir plus, consultez l'article Créer une nouvelle fiche fournisseur.
- Ajoutez des commentaires, au besoin, en sélectionnant le crayon orange. (3)
- Téléchargez ou imprimer la demande d’avoir, au besoin, en sélectionnant Rapports. (4)
- Envoyez la demande d’avoir, au besoin, en choisissant le mode d’envoi s’il plusieurs sont disponibles. (5)
- Une fois envoyée, la demande d’avoir passe en statut "Envoyée". (6)
- Pour le suivi, il est possible de sélectionner "Payé" ou "Refusé" en bas à droite du bon de réclamation lorsque la réclamation a été traitée par le fournisseur. La demande d’avoir passe alors en statut "Terminée" ou "Refusée".
Par défaut, une demande d’avoir est toujours considérée comme payée même si vous ne sélectionnez pas "Payé".
Le plus important est de bien penser à sélectionner "Refusé" lorsqu’une demande d’avoir n’est pas payée par le fournisseur ou cela risque de fausser le calcul du prix de revient alimentaire.
Remarque : Si vous souhaitez gérer de façon plus détaillée les montants des avoirs reçus, il faut gérer vos avoirs depuis l'écran FACTURES FOURNISSEUR au lieu de les passer simplement en statut payé comme décrit dans cet article. Reportez-vous à l'article "ASSURER LE SUIVI D'UNE FACTURE D'AVOIR" si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des factures d'avoir.