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Présentation : En tant que responsable de restaurant, vous souhaitez indiquer quelles sont vos tournées de livraison : vous pouvez ainsi facilement imprimer vos documents de livraison et vos allotissements, tournée par tournée, et vos documents sont classés dans l'ordre des livraisons. Ce guide vous accompagne dans ce processus.
Point de départ : Le menu Easilys.
Gérer les tournées permet ensuite d’obtenir des rapports d’allotissement et de bons de livraison depuis l’écran “Conditionnement et logistique” organisés par tournée. Cela facilite ensuite le travail des préparateurs et livreurs.
Il est possible de gérer une tournée sur différent type de période afin de l’adapter selon les aléas du calendrier.
PREMIÈRE ÉTAPE : CRÉER LES TOURNÉES
- Sélectionnez les onglets Expédition > Tournées.
- Sélectionnez + Ajouter en haut à droite de l’écran.
Une "Fiche de tournée" vierge s’affiche à droite de l’écran.
- Renseignez le nom de la tournée dans la case "Libellé".
- Sélectionnez Enregistrer en bas à droite de la fiche de tournée.
La tournée est alors créée. Celle-ci est en statut "Désactivé".
DEUXIÈME ÉTAPE : RATTACHER LES SITES CONCERNÉS AUX TOURNÉES
- Sélectionnez le nom de la tournée dans le tableau d’affichage.
La liste des sites déjà rattachés à la tournée s’affiche. En bas de celle-ci, le bouton "+ Ajouter" est disponible.
- Sélectionnez + Ajouter.
La "Fiche de site de tournée" s’affiche à droite de l’écran.
- Indiquez si vous souhaitez ajouter un ou des sites uniquement sur le jour de la semaine sélectionné, ou sur la semaine complète.
- Sélectionnez Étape suivante en bas à droite de la fiche.
- Sélectionnez les sites à rattacher.
- Sélectionnez Enregistrer.
Remarque : Pensez à activer la tournée une fois le paramétrage terminé.
Facultatif : GÉRER DIFFÉRENTES ORGANISATIONS DE LA TOURNÉE SELON LES TYPES DE PÉRIODES
Le principe ici est de rattacher vos tournées à un ou plusieurs types de périodes. Par exemple, la tournée peut être différente en période de vacances scolaires, moins d’établissements sont à livrer, il faudra donc l’adapter à ce type de période.
En dehors de ces types de périodes spécifiques, c’est la période "Standard" qui s’applique.
Vous n’avez pas encore de type de période défini ? Pour cela, rendez-vous sur l’écran "Calendriers" dans la rubrique "Sites" pour créer vos types de périodes.
Pour en savoir plus, consultez l'article Gérer différentes périodes ou comment faire en sorte qu’Easilys s’adapte aux aléas du calendrier.
Pour pouvoir indiquer qu'une tournée est différente pour certaines périodes, il faut tout d'abord ajouter ces périodes :
- Survolez le nom de la tournée et cliquez sur l'œil
- Affichez l'onglet Calendrier. Les périodes dans lesquels cette tournée est déjà présence sont listées. Si vous souhaitez les visualiser, cliquez sur l'œil sur la ligne de la période et elle s'affichera en arrière-plan pour visualisation.
- Ajoutez la ou les périodes nécessaires en les sélectionnant dans la liste déroulante.
- Sélectionnez Fermer.
Une fois les différentes périodes ajoutées sur la tournée, vous allez pouvoir afficher chaque période afin de réaliser les modifications nécessaires pour chaque période : par exemple vouss pourrez enlever certains des points de livraison d'une tournée ou les passer sur une autre tournée :
- Cliquez dans la zone de recherche et sélectionnez la période voulue.
Les tournées de cette période s'affichent alors et vous pouvez faire les modifications nécessaires, par exemple :
- Modifier l'ordre des sites à livrer pour une tournée, par simple glisser-déposer.
- Ajouter des sites dans une tournée avec le bouton + Ajouter.
- Enlever des sites d'une tournée grâce à la croix.
Une fois les modifications réaliser, sélectionnez Enregistrer maintenant.
Bon à savoir : Dans les filtres, une option vous permet d'afficher dans l'écran plusieurs périodes à la fois, cela permet d'avoir une meilleure vue d'ensemble. Vous pouvez aussi sélectionner les tournées à afficher si vous voulez alléger l'affichage et faciliter le paramétrage.