Présentation : Ce guide vous fournit des informations détaillées sur les possibilités et les règles de gestion de l'écran Saisie des Effectifs.
Besoins métier
La saisie des effectifs permet de renseigner, au quotidien, le nombre de convives pour chaque menu avec le détail au niveau des services (petit-déjeuner, déjeuner, diners...), des éléments de repas (entrées, plat principal, dessert...) et des recettes.
À partir des effectifs, il est possible d'anticiper la production et de constater, par la suite, le delta entre les effectifs prévisionnels et les effectifs commandés.
Généralités
Sur une journée :
- Chaque menu inclut un ou plusieurs services.
- Chaque service inclut un ou plusieurs éléments de repas.
- Chaque élément de repas inclut une ou plusieurs recettes.
Exemple d'une journée :
*ND : Non disponible dans la version actuelle de l'application.
Remarque : Un menu est généré à partir d'une trame de menu.
Pour chaque menu, il est possible de suivre quotidiennement :
- Les effectifs prévisionnels (nombre de convives/plats estimés).
- Les effectifs commandés (nombre de convives/plats réellement commandés).
- Les effectifs à facturer (nombre de convives).
Règles générales sur les effectifs prévisionnels :
- L'effectif prévisionnel n'est modifiable que pour une date dans le futur (j+1).
- La modification de l'effectif prévisionnel se répercute automatiquement sur l'effectif commandé, à condition que l'effectif commandé n'ait pas déjà été saisi par l'utilisateur.
Règles générales sur les effectifs commandés :
- L'effectif commandé pour une date au passé, au présent ou au futur, est librement modifiable.
- L'effectif commandé a un statut qui permet de savoir si l'utilisateur a saisi par lui-même ou non une quantité spécifique. La couleur de la cellule permet d'identifier visuellement que les effectifs commandés ont été saisis par l'utilisateur.
- L'effectif commandé autorise un retour à la quantité précédente (grâce à un bouton de retour en arrière qui s'affiche dans la cellule, au survol de la souris). Si la quantité précédente équivaut à la quantité initiale, alors la valeur est considérée comme non saisie par l'utilisateur. Cela permet d'annuler une erreur de saisie par l'utilisateur.
Remarque : Ce retour à la quantité précédente n'est possible que pendant la session en cours (si l'utilisateur ferme l'application et revient sur l'écran, le retour n'est plus possible).
- Il est également possible de réinitialiser l'effectif commandé par l'effectif prévisionnel en effaçant la quantité de l'effectif commandé et en quittant la cellule.
Règles générales sur les effectifs à facturer :
- Tant que l'utilisateur n'a pas saisi d'effectif à facturer, la colonne à facturer est égale à l'effectif commandé.
- L'effectif à facturer pour une date au passé, au présent ou au futur, est librement modifiable.
- L'effectif à facturer dispose d'un statut qui permet de savoir si l'utilisateur a saisi par lui-même ou non la quantité. La couleur de la cellule en surbrillance permet visuellement d'identifier que les effectifs à facturer ont été saisis par l'utilisateur.
- L'effectif à facturer autorise un retour à la quantité précédente (grâce à un bouton de retour en arrière qui s'affiche dans la cellule, au survol de la souris). Si la quantité précédente équivaut à la quantité initiale, alors la valeur est considérée comme non saisie par l'utilisateur. Cela permet d'annuler une erreur de saisie par l'utilisateur.
Remarque : Ce retour à la quantité précédente n'est possible que pendant la session en cours (si l'utilisateur ferme l'application et revient sur l'écran, le retour n'est plus possible).
- Il est également possible de réinitialiser l'effectif à facturer par l'effectif commandé en effaçant la quantité de l'effectif commandé et en quittant la cellule.
- Si l'utilisateur saisi un effectif à 0, cette valeur est significative.
- Si dans une trame, un service présente l'option Est inclus dans les effectifs désactivée, alors l'effectif à facturer n'est pas saisissable avec la mention NF (Non facturable).
Paramètres généraux impactant l'écran de saisie des effectifs
Au niveau des paramètres du site :
- Le paramètre Ne pas afficher ce site dans l'arborescence des sites permet de ne pas afficher un site dans l'arborescence des sites afin de la simplifier. Par défaut, ce paramètre n'est pas activée.
- Le paramètre Ne pas afficher les menus sur ce site permet de ne pas afficher les éventuels menus du site. Par défaut, ce paramètre n'est pas activé.
Périmètre fonctionnel
Fonction de recherche d'un site
La recherche d'un site permet de rechercher n'importe quel site dans toute l'arborescence des sites autorisée à l'utilisateur connecté.
Remarque : Si le paramètre site Ne pas afficher ce site dans l'arborescence des sites est activé pour certains sites, alors ceux-ci n'apparaissent pas dans l'arborescence.
Sélectionner un site et/ou un menu
La sélection d'un site permet d'afficher la liste éventuelle de ses menus associés avec les effectifs pour la période choisie.
Remarque : Si le paramètre site Ne pas afficher les menus sur ce site est activé pour certains sites, alors les éventuels menus de ces sites n'apparaissent pas.
La sélection d'un menu en particulier permet d'afficher les effectifs du ou des services associés à ce menu avec le détail par élément de repas et par recette.
Initialisation/Modification des effectifs au niveau d'un menu
Les effectifs prévisionnels/commandés au niveau d'un menu sont initialisés / calculés automatiquement :
- Soit par l'effectif du service, s'il y a qu'un seul service (ex: Service1 = 100 alors Trame = 100).
- Soit par l'effectif des services, si les effectifs sont tous identiques (ex : Service 1 = 100, Service 2 = 100, alors Trame = 100).
- Dans les autres cas, l'effectif est initialisé à 0 (ex: Service1 = 100, Service2 = 200 alors Trame = NC « Non Calculable »).
Si le menu est constitué de différents services qui ont le même effectif, il est alors possible de modifier l'effectif du menu, ce qui se répercute automatiquement sur l'effectif des services (ex : Service 1 = 200, Service 2 = 200, la modification de l'effectif du menu à 300 fait que chaque service passe à 300).
Si le menu est constitué de différents services qui n'ont pas le même effectif, alors le menu a un effectif NC (Non calculable et non modifiable).
Les effectifs à facturer sont initialisés automatiquement avec la quantité des effectifs commandés. L'utilisateur peut modifier librement les effectifs à facturer.
Initialisation/Modification des effectifs au niveau d'un service
Les effectifs prévisionnels des services sont initialisés automatiquement :
- Soit à partir du paramétrage des effectifs sur la trame du menu.
- Soit directement à partir du menu, si ce dernier a été généré.
Si les services ont la même valeur, il est alors possible de modifier l'effectif du menu, ce qui se répercute automatiquement sur l'effectif des services (ex : Service 1 = 200, Service 2 = 200, la modification de l'effectif du menu à 300 fait que chaque service passe à 300).
Les effectifs à facturer ne sont, pour l'instant, pas gérés au niveau d'un service.
Initialisation/Modification des effectifs au niveau d'un élément de repas
Il n'y a aucun effectif affiché/calculé pour un élément de repas.
Initialisation/Modification des effectifs au niveau d'une recette
Les effectifs prévisionnels d'une recette sont initialisés automatiquement :
- Soit à partir du paramétrage des effectifs sur la trame du menu.
- Soit directement à partir du menu, si ce dernier a été généré.
La modification du prévisionnel d'un service :
- Impacte le prévisionnel des recettes de ce service en appliquant un ratio identique à l'effectif précédent.
- Si l'ancien effectif était 0, le ratio n'est alors pas calculé.
- Les taux de prise qui peuvent être renseignés sur le paramétrage de la trame de menu ne se sont pas pris en compte.
- Si nécessaire, l'effectif calculé est arrondi à l'entier le plus proche.
Les effectifs à facturer ne sont, pour l'instant, pas gérés au niveau d'une recette.
Dupliquer une journée de référence
Pour faciliter la saisie, il est possible de dupliquer (copier/coller) une journée de référence sur une journée cible.
Le principe général de la duplication est le suivant :
- Les effectifs commandés de la journée de référence du site courant et des sites enfants sont dupliqués sur la journée cible, pour toutes les trames communes au niveau des effectifs prévisionnels, commandés et facturés.
Avant d'appliquer la duplication, il y a un récapitulatif de son impact afin de faciliter la compréhension et le contrôle. Il est indiqué entre les deux dates :
- Le nombre de trames en commun.
- Le nombre de trames uniques à la journée de référence qui ne seront donc pas copiées sur la journée cible.
- Le nombre de trames uniques à la journée cible qui ne seront pas impactées par la duplication.
Règles métiers :
- La duplication se fait à partir du site courant avec ses sites enfants et s'applique sur le même site courant et ses enfants.
- La journée de référence peut être définie au passé, au présent ou au futur.
- La journée cible est obligatoirement une date dans le futur (j+1) et postérieure à la journée de référence.
- Ce sont les effectifs commandés de la journée de référence qui sont dupliqués sur les effectifs prévisionnels, commandés et à facturer de la journée cible.
- Les effectifs copiés dans la journée cible sont considérés comme non saisis par l'utilisateur.
- Sur la journée cible, il est impossible de récupérer les effectifs qui ont été remplacés par une duplication, même s'ils ont été saisis préalablement par l'utilisateur.
- La duplication se limite à une journée (à la fois).
- Les sites enfants/trames/services/éléments de repas qui ne sont pas présents sur les deux dates (la journée de référence et la journée cible) sont ignorés.
Précisions sur la duplication des effectifs au niveau des recettes :
Les probabilités d'avoir les mêmes recettes entre la journée de référence et la journée cible sont très faibles. La répartition des effectifs sur les recettes de la journée cible se fait donc en fonction du ratio de l'effectif sur les recettes de la journée de référence, en conservant l'ordre des plats paramétrés sur la trame.
3 cas de figure :
- S'il y a le même nombre de recettes entre la journée de référence et la journée cible, la répartition des effectifs est strictement identique.
- S'il y a plus de recettes dans la journée cible que dans la journée de référence, la ou les recettes supplémentaires de la journée cible ont des effectifs prévisionnels et commandés à 0.
- S'il y a moins de recettes dans la journée cible que dans la journée de référence, un ratio est calculé pour une répartition pertinente des effectifs.
Dans tous les cas, les effectifs de la journée cible sont identiques aux effectifs de la journée de référence.
Les effectifs à facturer au niveau d'une recette ne sont, pour l'instant, pas gérés dans l'application.
Filtres
- Types d'effectifs :
Ce filtre permet de personnaliser l'affichage en se limitant à certains types d'effectifs pour faciliter la saisie et la consultation.
Rapports
- Statut des saisies des effectifs commandés par site/tournée :
Ce rapport permet de lister les sites pour lesquels la saisie des effectifs commandés a été réalisée ou non, en prenant en compte la gestion des tournées. Des options d'affichage permettent d'adapter le rapport au contexte souhaité.