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Présentation: En tant que responsable d'une structure, ayant de nombreuses trames de menus et/ou de nombreux points de livraison, j'ai besoin de saisir et visualiser rapidement et facilement les effectifs prévisionnels, commandés et/ou facturés de chaque site et chaque trame, afin de pouvoir baser mes commandes et mes productions sur des quantités pertinentes, de savoir si les sites ont passé commande et de préparer ma facturation.
Point de départ : Le menu Easilys.
- Sélectionner Menus dans le menu principal > Saisie des effectifs.
- Sélectionner le site souhaité dans l'arbre des sites qui s'affiche à gauche. Une zone de recherche est à votre disposition pour le chercher par son nom si cela vous est plus facile que via l'arbre.
- Vous visualisez alors dans le tableau central les effectifs journaliers de chaque trame de menu de ce site.
- Suivant les choix dans le panneau des filtres (à gauche), vous visualisez une, deux ou trois colonne pour chaque date, vous permettant de voir les effectifs prévisionnels, commandés et/ou facturés.
- Les effectifs que vous visualisez et/ou saisissez dans ce tableau sont ceux de la trame complète, ils sont reportés à l'identique sur tous les services (repas) de cette trame. Vous pouvez réaliser des saisies et modifications directement depuis cet affichage si ce mode de fonctionnement à la journée vous convient.
- Si vous souhaitez saisir des effectifs différents suivant les services ou descendre au détail de la recette, il vous faut procéder trame par trame.
- Pour cela:
- Sélectionner la trame souhaitée dans le tableau du bas de la partie gauche,
- Le détail des effectifs par service et des recettes s'affiche alors.
- Vous pouvez saisir ou modifier les effectifs prévisionnels (uniquement pour le futur), commandés ou facturés.
- Si une erreur a été commise lors de la saisie, il est possible de revenir à la valeur précédente grâce à l'icône de flèche arrondie à côté de l’effectif, tant que l’utilisateur est dans l’écran.
- Aide à la navigation et à la saisie:
- Il est possible, en sélectionnant des options dans "Paramétrage des sites" de faire en sorte que certains sites n'apparaissent pas dans cet écran afin qu'il ne contienne que les sites pour lesquels des effectifs doivent être gérés.
- Pour plus de rapidité de saisie, vous pouvez utiliser les touches "tabulation", "entrée" et flèches haut/bas pour atteindre la case de saisie souhaitée.
- Le curseur en haut à droite vous permet d'afficher tout le détail des services ou de tout replier en un clic.
- Lorsque vous renseignez une valeur prévisionnelle, cela alimente à l'identique la valeur commandée et la valeur facturée afin de gagagner du temps et de ne corriger les effectifs que par exception.
- Concernant la prise en compte des valeurs saisies:
- Les valeurs indiquées dans la colonne "commandé" sont prises en compte dans le calcul de la préparation de commande ainsi que dans les rapports de production, de conditionnement et d'expédition.
- La notion de "prévisionnel" (effectifs et quantités) permet de conserver un historique des prévisions par rapport aux quantités réellement commandées et facturées.
- Actuellement, les saisies dans la colonne "facturé" sont uniquement informatives et n'ont pas d'impact sur les calculs ou les autres écrans.
- Concernant les effectifs commandés:
- Lorsqu'un effectif ou une quantité est saisi(e) dans la colonne commandé, un repère de couleur bleu apparait sur la case. Cela permet de différencier les cas où une valeur a été saisie de ceux où la case est alimenté automatiquement par la valeur prévisionnelle.
- Si vous effacez une valeur dans la colonne "commandé" alors, le système considère que le client n'a pas passé commande (pas de repère de couleur) et la valeur est remise égale à la valeur prévisionnelle.
- Si vous saisissez 0 dans une valeur de la colonne "commandé" le système considère que le client vous a confirmé qu'il ne veut pas de cette recette/ ce repas/ ce jour.
- Si les effectifs que vous souhaitez saisir pour une journée sont très proches de ceux d'une journée précédente, vous pouvez les renseigner en utilisant la fonction de "Duplication":
- Cliquer sur "Dupliquer une journée de référence"
- Indiquer la date de la journée de référence
- Indiquer la date de la journée cible
- Lire attentivement le message vous indiquant les conséquences si vous validez la duplication
- Cliquer sur "Valider" si cela vous convient.
- Le rapport "Statut des effectifs commandés par tournée / site" peut être lancé depuis cet écran en cliquant sur le bouton rapport. Il permet de connaître tournée par tournée les sites qui ont passé leur commande et donc d'avoir la liste des sites et leurs coordonnées pour pouvoir les relancer.