Présentation : Le suivi du statut des contrats est nécessaire pour assurer une gestion efficace des changements et des renouvellements en matière de personnel. Sur l’outil Workforce, il existe deux manières de connaître la date de fin d'un contrat : par le biais de rapports ou par le biais de notifications.
Point de départ : Le module Workforce.
Par le biais de notifications
- Sélectionnez Configuration dans le menu principal > Notifications.
Une fois sur cette page, l'utilisateur visualise un tableau qui répertorie toutes les notifications que les utilisateurs peuvent configurer en fonction des autorisations relatives à leur poste.
- Sélectionnez Nouveau + pour attribuer de nouveaux destinataires et de nouvelles notifications.
- Une fenêtre pop-up apparaît avec cinq champs, pour lesquels vous devez faire une sélection :
- Domaine : permet de filtrer les événements (notification) que l'utilisateur associe aux destinataires. Ce champ est obligatoire. Il y a 5 domaines : Autres Absences, EVP, IT*, Jours Fériés ; Proposition. Pour ce cas de figure, sélectionnez Proposition.
- Événement : affiche la liste des différents événements en fonction du domaine sélectionné précédemment. Ce champ est obligatoire. Dans ce champ, vous devez sélectionner l'option Notification de date de sortie prévisionnelle.
- Rôle : associe des utilisateurs ayant un rôle spécifique en tant que destinataires des événements sélectionnés.
- Utilisateur : associe un ou plusieurs utilisateurs en tant que destinataires du ou des événements sélectionnés, indépendamment d'un rôle spécifique.
- Statut : Attribuez un statut actif ou inactif à votre notification.
Remarque : Le champ Rôle n'est pas obligatoire si un utilisateur est sélectionné, et le champ Utilisateur n'est pas obligatoire si un rôle est sélectionné.
- Par défaut, les notifications sont créées avec un statut actif, de sorte que, dès leur création, si l'un des événements associés se produit, les utilisateurs recevront les notifications correspondantes.
- Sélectionnez Accepter pour générer autant de notifications de rôle-événement et d'utilisateur-événement que celles qui ont été sélectionnées dans la liste d'événements OU sélectionnez Annuler pour ne pas tenir compte des modifications.
Par le biais de rapports
- Sélectionnez Rapports dans le menu principal.
- Utilisez l'icône de la loupe ⌕ ou recherchez le rapport 160 - Historique Personnel dans la liste.
- Choisissez la manière dont vous souhaitez regrouper le rapport (par salarié ou par lieu).
- Choisissez l’état de l'employé ou du lieu (Actuels ou Anciens).
- Sélectionnez le salarié ou le lieu que vous souhaitez consulter.
- Sélectionnez si vous souhaitez montrer les incidences dans le rapport.
- Définissez une période : il peut s'agir de toutes les dates ou d'une plage de dates.
- Sélectionnez le bouton Excel pour télécharger le rapport au format .XLS.
- Le rapport qui en résulte indique la date de sortie prévisionnelle pour chaque employé du site ou pour un employé spécifique.