Présentation : En tant que responsable de restaurant, vous avez besoin d'enregistrer une réclamation et/ou de demander un avoir lié à une réception afin de tracer les problèmes rencontrés à la réception (écarts de prix, manques, non conformités…) pouvoir les communiquer aux fournisseurs et les suivre. Ce guide vous accompagne dans ce processus.
Point de départ : Le menu Easilys.
Easilys peut reconnaître certaines situations qui nécessiteraient une réclamation ou demande d’avoir et les génère donc automatiquement. Il est également possible de générer manuellement des réclamations et demandes d’avoir à envoyer aux fournisseurs depuis un bon de réception. Ces situations sont identifiées dans Easilys par l’acronyme NC, pour Non Conforme. D’autres situations nécessitent une action manuelle de la part de l’utilisateur.
Interpréter les situations non conformes
- Sélectionnez les onglets Commandes fournisseurs > Réceptions.
- Sélectionnez un bon de réception pour en voir le détail.
Le pictogramme 'NC' situé à gauche du nom de chaque produit dans le bon de réception permet de repérer rapidement toute réclamation ou demande d'avoir concernant un produit fourni.
Picto NC vert : Il n’existe aucune réclamation ou demande d’avoir liée au produit fournisseur.
PictoNC jaune : Il existe une réclamation liée au produit fournisseur.
PictoNC rouge : Il existe une réclamation qui donne lieu à une demande d’avoir liée au produit fournisseur.
Générer manuellement une réclamation et/ou une demande d'avoir pour un produit fournisseur
Une demande d’avoir est toujours liée à une réclamation. Pour générer la demande d’avoir, il faut donc générer préalablement une réclamation.
Il est toutefois possible de générer uniquement une réclamation pour notifier un problème au fournisseur sans contrepartie financière.
- Sélectionnez les onglets Commandes fournisseurs > Réceptions.
- Sélectionnez un bon de réception pour en voir le détail.
- Dans un bon de réception contenant des produits fournisseur, sélectionnez "NC" disponible à côté du nom du produit concerné par la réclamation et/ou demande d’avoir à générer.
- Le détail du produit fournisseur s’affiche. Il est ouvert à l’onglet "Réclamations/Avoirs".
- Ajoutez un ou des critères de non-conformité en sélectionnant Ajouter un critère.
Pour en savoir plus, consultez l'article Gérer les critères de non-conformité.
- Indiquez, au besoin, si vous avez refusé la marchandise en cochant la case Refus.
- Indiquez, au besoin, la quantité de marchandise que vous avez éventuellement retournée au fournisseur dans la case Qté retournée.
- Indiquez, au besoin, si la marchandise a été détruite en cochant la case Destruction.
- Ajoutez, au besoin, un commentaire en sélectionnant Écrire à la ligne "Commentaire" pour ajouter des détails sur les raisons de la réclamation et/ou demande d’avoir.
- Si le problème remonté par la réclamation permet de demander un avoir, cochez la case Demander un avoir.
- Indiquez le montant attendu dans la case Montant de l’avoir.
- Sélectionnez Enregistrer maintenant.
Générer une réclamation et/ou une demande d'avoir sur l'état général de la réception
- Sélectionnez les onglets Commandes fournisseurs > Réceptions.
- Sélectionnez un bon de réception puis sélectionnez l'onglet Réclamations/Avoirs.
L’application indique si des produits fournisseur sont sujets à réclamations ou demandes d’avoir, mais c’est aussi depuis cet onglet que vous pouvez créer une réclamation et/ou demande d’avoir sur la réception en général.
- Ajoutez un ou des critères de non-conformité en sélectionnant Ajouter un critère.
Pour en savoir plus, consultez l'article Gérer les critères de non-conformité.
- Indiquez, au besoin, si vous avez refusé la marchandise en cochant la case Refus.
- Indiquez, au besoin, la quantité de marchandise que vous avez éventuellement retournée au fournisseur dans la case Qté retournée.
- Indiquez, au besoin, si la marchandise a été détruite en cochant la case Destruction.
- Ajoutez, au besoin, un commentaire en sélectionnant Écrire à la ligne "Commentaire" pour ajouter des détails sur les raisons de la réclamation et/ou demande d’avoir.
- Si le problème remonté par la réclamation permet de demander un avoir, cochez la case Demander un avoir.
- Indiquez le montant attendu dans la case Montant de l’avoir.
- Sélectionnez Enregistrer maintenant.