Présentation : Dans Workforce, la fonctionnalité de documentation permet aux utilisateurs de rechercher et de consulter rapidement les documents téléchargés dans le système. Cette fonctionnalité facilite également le téléchargement de documents et l'exportation de rapports détaillés sur les documents téléchargés dans le système.
Point de départ : Le module Workforce.
- Sélectionnez Documentation dans le menu principal.
La section Documentation affiche une liste de tous les documents téléchargés dans le système.
L'écran affiche également une série de colonnes contenant des informations relatives à chaque document :
- Document : affiche le nom du document téléchargé.
- Employé : affiche le nom de l'employé auquel le document a été affecté.
- Lieu de travail : indique le poste de travail auquel l'employé appartient.
- Type : indique le type de document attribué ou la source par laquelle le document a été téléchargé.
- Visible : indique si le document est visible par les employés via l'application employés.
- Salarié statut : indique les actions entreprises par l'employé concernant le document. Le statut peut être Non lu, Signé ou Non requis.
- Indiquer les autres signataires : indique les actions entreprises par d'autres signataires en dehors de l'organisation. Les statuts sont les mêmes que pour le statut employé.
- Étiquettes : affiche les étiquettes attribuées au document lors de sa création ou de sa modification.
- Modifié par : indique la date et les utilisateurs responsables de la création ou de la modification du document.
Filtrer ou trouver un document
- Sélectionnez l'icône de la loupe pour ouvrir un panneau de recherche et tapez le texte spécifique que vous souhaitez rechercher.
- Pour effectuer une recherche plus détaillée à l'aide de filtres, vous pouvez sélectionner le bouton Filtre dans la fenêtre de documentation.
- Dans le menu déroulant Filtre, vous pouvez choisir d'effectuer trois types de filtrage :
- Documentation : Filtre par type de document (s'il est visible dans l'application de l'employé), par les étiquettes attribuées au document ou par le statut, soit de l'employé, soit des autres signataires.
- Employés : Filtrer par statut de l'employé (actuel, précédent ou futur), par nom d'employé, par catégorie d'employé ou par contrat attribué.
- Modifié par : Filtre sur l'utilisateur qui a créé ou modifié le document, ainsi que sur les dates des dernières modifications.
- De la même manière, vous pouvez décider de filtrer les documents par lieu de travail (Filtrer par site).
Exporter et télécharger des documents
- Pour exporter un rapport de tous les documents chargés dans le système, sélectionnez Export sur la page Documentation.
- Choisissez si vous souhaitez télécharger le rapport au format .XLS ou .CSV.
- Pour télécharger un document déjà chargé dans le système, sélectionnez la ligne du document que vous souhaitez exporter.
- Dans la fenêtre pop-up du document assigné, sélectionnez le bouton Télécharger au-dessus du document.