Présentation : Les créneaux horaires sont une nouvelle fonctionnalité qui permet aux managers de diviser la journée de travail en plusieurs groupes. Ces plages horaires peuvent ensuite être appliquées aux listes de contrôle (checklists). Cela permet aux utilisateurs de signaler et de voir si une tâche a été accomplie en avance, à temps ou en retard. Ces informations donnent un aperçu de la manière dont les sites accomplissent leurs tâches et peuvent être utilisées pour déterminer ce qui fonctionne le mieux pour eux.
Remarque : Les créneaux horaires ne peuvent être créés qu'au niveau central, bien qu'ils puissent être gérés au niveau local. Pour plus d'informations, consultez l’article Gérer les plages horaires des tâches.
Point de départ : la page Synthèse de la plateforme Compliance.
- Sélectionnez Tâches > Créneaux horaires dans le menu principal.
- Sélectionnez l'icône Information (i) pour en savoir plus sur les créneaux horaires et leur fonctionnement.
Remarque : Trois créneaux horaires sont disponibles par défaut : Matin (Morning), Après-midi (Afternoon) et Soir (Evening). Ceux-ci peuvent être modifiés pour répondre aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez ajouter un maximum de 10 créneaux horaires différents.
- Sélectionnez Ajouter(+).
- Renseignez un nom pour votre créneau horaire. Remarque : Les noms des créneaux horaires ne peuvent être ajoutés et modifiés que de manière centralisée, et non localement.
- Ajustez les temps pour votre créneau horaire, le cas échéant.
- Sélectionnez Enregistrer.
Ajouter des traductions pour vos créneaux horaires
Si vous souhaitez que vos créneaux horaires soient disponibles dans différentes langues, vous pouvez ajouter des traductions pour chacune d'entre elles sur la même page "Créneaux horaires".
- Sélectionnez l'onglet Traductions.
- Saisissez la traduction de chaque nom de créneau horaire à côté de son nom d'origine.
- Sélectionnez Enregistrer.
Voir les modifications apportées aux créneaux horaires
- Sélectionnez l'onglet Journal des changements sur la page Créneaux horaires.
Vous pourrez désormais consulter un journal de tous les créneaux horaires créés et des modifications qui y ont été apportées.
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Appliquer un créneau horaire à une liste de contrôle
Une fois que vous avez créé des plages horaires, nous vous recommandons de les appliquer aux listes de contrôle, bien que cela ne soit pas obligatoire. Vous pouvez le modifier à tout moment, si nécessaire.
Remarque : Une liste de contrôle ne peut avoir qu'un seul créneau horaire.
- Sélectionnez Tâches > Zones/Liste de contrôle dans le menu principal.
- Sélectionnez le bouton Modifier sur Zones/Liste de contrôle. Cela permet d'activer les boutons Modifier et Supprimer pour chaque zone/liste de contrôle.
- Recherchez la zone/liste de contrôle auquel vous souhaitez appliquer un créneau horaire.
- Sélectionnez Modifier.
- Sélectionnez le créneau horaire que vous souhaitez appliquer à cette zone/liste de contrôle à l'aide du menu déroulant.
- Sélectionnez Enregistrer.
FAQ sur les créneaux horaires
Que verront les utilisateurs lorsque des créneaux horaires seront appliqués aux zones/listes de contrôle ?
Le plan quotidien comporte des fonctions supplémentaires qui indiquent aux utilisateurs quelles listes de contrôle ont des créneaux horaires et si des tâches sont en retard. Le créneau horaire est indiqué dans la barre latérale. Les tâches en retard seront signalées en haut de la liste des tâches.
Comment puis-je obtenir des rapports sur les tâches accomplies dans les délais impartis ?
Une nouvelle section est disponible dans la synthèse centrale, qui affiche un classement des tâches auxquelles il a été répondu dans les délais impartis, par lieu. Vous pouvez trier cette section de la plus haute à la plus basse, ou vice versa. Seules les listes de contrôle comportant des créneaux horaires sont prises en compte dans ce calcul.
Puis-je filtrer les créneaux horaires en fonction des modules et des listes de contrôle ?
Nous travaillons actuellement sur cette fonction, qui permettra aux utilisateurs d'identifier rapidement les modules et les listes de contrôle qui sont continuellement en retard, afin qu'ils puissent travailler avec leurs équipes pour trouver une solution.
Puis-je empêcher les utilisateurs de répondre à des tâches qui n'ont pas atteint leur créneau horaire ?
Non, car l'objectif principal de l'outil et de la fonction "créneaux horaires" est d'aider les utilisateurs à être plus productifs tout au long de leur journée de travail et d'aider les managers à identifier les domaines dans lesquels ils peuvent rencontrer des difficultés. Empêcher les utilisateurs d'accéder aux tâches pourrait potentiellement conduire à la frustration et au désengagement vis-à-vis de la plateforme. Les créneaux horaires encouragent les discussions sur les raisons pour lesquelles les sites sont en retard dans l'exécution de certaines tâches, ce qui permet de résoudre, en collaboration, ces types de problèmes.