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Présentation : En tant que responsable de restaurant, vous souhaitez rédiger votre appel d‘offres de manière à ce qu'il réponde à tous les besoins spécifiques de votre établissement. Ce guide vous accompagne dans ce processus.
Point de départ : Le menu Easilys.
Avant de composer votre appel d’offres, celui-ci doit être créé. Pour en savoir plus, consultez l’article Créer son appel d’offres.
1ère étape : CRÉER DES LOTS
Par défaut, un premier LOT1 est disponible car il est obligatoire qu’un lot existe pour composer votre appel d’offres. Vous pouvez toutefois le modifier en le sélectionnant. Vous pouvez ensuite créer autant de lot que vous le désirez pour organiser votre appel d’offres.
Il est obligatoire de créer au moins un lot de produit pour pouvoir ajouter des produits à l’appel d’offres depuis l’onglet Produits.
En effet, chaque produit doit obligatoirement être rattaché à un lot.
- Sélectionnez l’onglet Appel d’offres.
- Sélectionnez l’appel d’offre concerné puis allez sur l’onglet "Lots".
- Sélectionnez + Créer.
Une fiche de création de lot vierge s’affiche à droite de l’écran.
- Complétez les informations demandées. Celles suivies d’un * sont obligatoires.
- Sélectionnez Enregistrer pour valider la création du lot.
Le lot créé s’affiche dans la liste des lots de l’appel d’offres.
- Vous pouvez aussi sélectionner Dupliquer pour ajouter un lot à votre appel d’offres.
Cela vous permettra de dupliquer un lot présent dans un autre appel d’offres. Vous ajouterez donc le lot et les produits qui lui sont rattachés dans l’appel d’offre.
Parfait pour gagner du temps si vous souhaitez réaliser un même appel d’offres d’une année sur l’autre, par exemple.
2e étape : AJOUTER DES PRODUITS
Vous ne pourrez pas ajouter de produit à l’appel d’offres si vous n’avez pas au préalable créez au moins un lot de produit dans l’onglet Lots.
En effet, chaque produit doit obligatoirement être rattaché à un lot.
- Sélectionnez l’onglet "Produits" dans l’appel d’offres concerné.
- Sélectionnez Ajouter.
Une fiche d’ajout de produit vierge s’affiche à droite de l’écran.
- Complétez les informations demandées. Celles suivies d’un * sont obligatoires.
Nous vous conseillons de composer votre appel d’offres en sélectionnant une des options permettant à Easilys d’ajouter les produits déjà présents dans sa base de données.
Vous pouvez, notamment, générer votre appel d’offres à partir de mercuriales déjà présentes sur Easilys. C’est un gain de temps énorme ! Vous n’aurez qu’à vérifier la liste des produits et apporter quelques modifications au besoin.
Vous pouvez paramétrer les autorisations et les réponses attendues pour la totalité des produits qui seront ajoutés si vous choisissez de réaliser un ajout de produits par gamme, famille de produit ou mercuriale existante. Vous pouvez aussi paramétrer vos appels d'offre à partir des génériques d'achat.
Pour cela vous devez répondre Non à la question “Voulez-vous reprendre le paramétrage des réponses attendues depuis l’appel d’offres précédent ?“.
S’il y a des exceptions, vous pourrez ensuite modifier les fiches de produits souhaités une par une pour ajuster le paramétrage.
- Sélectionnez Enregistrer pour valider l’ajout du produit dans l’appel d’offres.
Le produit ajouté apparaît dans la liste des produits de l’appel d’offres.
3e étape : RENSEIGNER LES FOURNISSEURS CIBLÉS PAR L'APPEL D'OFFRES
- Sélectionnez l’onglet "Fournisseurs" dans l’appel d’offres.
- Sélectionnez Ajouter.
- Sélectionnez la barre de recherche.
La liste des fournisseurs disponibles sur le site s’affiche.
- Sélectionnez les fournisseurs que vous souhaitez ajouter puis sélectionnez Ajouter.
4e étape : PUBLIER L’APPEL D’OFFRES
- Une fois votre appel d’offres créé et composé, vous n’avez plus qu’à sélectionner Publier disponible dans l’onglet Généralités.
Les fournisseurs concernés recevront une notification par e-mail les invitant à consulter votre appel d’offres sur le Portail Fournisseur.