Remarque : chaque action réalisable sur l'application est soumise à un droit. Si vous ne pouvez pas réaliser les actions recommandées dans les articles que vous consultez, cela signifie peut-être que les droits nécessaires ne sont pas activés pour votre profil utilisateur. Contactez l'équipe d'Assistance, ou votre administrateur, pour en savoir plus.
Présentation : En tant que responsable de restaurant, vous souhaitez suivre et gérer les réclamations créées par la déclaration de non-conformité lors des réceptions, afin de vous assurer de leur prise en compte pas vos fournisseurs et/ou votre service achat. Ce guide vous accompagne dans ce processus.
Point de départ : Le menu Easilys.
Une réclamation est toujours générée depuis une réception. Elle peut être rattachée à une demande d’avoir créée manuellement ou automatiquement par Easilys s’il constate une anomalie entre la commande et la livraison ou la livraison et la réception. Elle peut aussi être créée manuellement sans être liée à une demande d’avoir. Cela permet de garder une trace d’une non-conformité lors de la livraison.
Lorsque vous validez la réception contenant des réclamations, alors vous pouvez retrouver ces réclamations dans un écran dédié pour en assurer le suivi. Vous pouvez, comme indiqué ci-dessous, les consulter, les imprimer et/ou les envoyer par mail suivant votre organisation. Une fois la réclamation traitée, vous pouvez la passer en statut Terminé, pour bénéficier d'un suivi efficace.
- Sélectionnez les onglets Commandes fournisseurs > Réclamations.
Vous retrouvez toutes les réclamations générées. (1)
- Filtrez par statuts et/ou par fournisseurs pour retrouver plus facilement la réclamation recherchée. (2)
- Sélectionnez la réclamation dont vous voulez consulter le détail et/ou que vous souhaitez envoyer au fournisseur, si cela n'a pas été automatiquement fait lors de la validation de la réception.
Le détail de celle-ci s’affiche à l’écran.
Remarque : L’envoi automatique des réclamations peut être paramétré sur la fiche fournisseur. Pour en savoir plus, consultez l'article Créer une nouvelle fiche fournisseur. - Ajoutez, au besoin, des commentaires de suivi. (3)
- Téléchargez ou imprimer la réclamation, au besoin, en sélectionnant Rapports. (4)
- Envoyez la réclamation, au besoin, en choisissant le mode d’envoi si plusieurs sont disponibles. (5)
- Une fois envoyée, la réclamation passe en statut "Envoyée".
- Pour le suivi, il est possible de sélectionner Terminer en bas à droite du bon de réclamation lorsque la réclamation a été traitée par le fournisseur. La réclamation passe alors en statut "Terminée".
- Si la réclamation est liée à une demande d’avoir, sélectionnez le fil d’Ariane et sélectionnez le bon de la demande d’avoir pour se rendre automatiquement sur l’écran "Demandes d’avoir", et directement dans le bon de la demande d’avoir pour la traiter.
Pour en savoir plus, consultez l'article Gérer les demandes d'avoir après la validation de la réception.