Remarque : chaque action réalisable sur l'application est soumise à un droit. Si vous ne pouvez pas réaliser les actions recommandées dans les articles que vous consultez, cela signifie peut-être que les droits nécessaires ne sont pas activés pour votre profil utilisateur. Contactez l'équipe d'Assistance, ou votre administrateur, pour en savoir plus.

Présentation : Easilys permet la mise en place d’un système de validation par un responsable des réclamations et/ou demande d’avoir. Le responsable peut ainsi vérifier la légitimité des réclamations avant qu'elles soient transmises aux fournisseurs.

Point de départ : Le menu Easilys.

CRÉER LA RÈGLE DE VALIDATION

• Rendez-vous sur l'écran des paramètres du site en sélectionnant votre nom dans la barre de navigation.
• Rendez-vous sur l’onglet Workflow des paramètres du site.
• Sélectionnez Ajouter une règle en haut à droite de l’écran.

La fenêtre "Ajouter une règle dans ce workflow" s’ouvre.

• Sélectionnez la fonctionnalité "Réceptions et réclamations".
• Sélectionnez la sous-fonctionnalité "Valider une réclamation".
• Sélectionnez le profil valideur.

Remarque : En sélectionnant un profil valideur, on indique à l’application quels sont les utilisateurs qui pourront valider les réclamations avant envoi. En effet, tous les utilisateurs possédant le profil choisi pourront exécuter la validation.

• Vous pouvez cocher la case "Notifier par email les utilisateurs du profil" pour que ceux-ci soient prévenus à chaque besoin de validation de demande de réclamation : ainsi, tous les comptes utilisateurs portant le profil valideur seront notifiés à l’adresse email renseignée dans les informations de leur compte.
• Si vous souhaitez notifier aussi une ou des adresses email spécifiques, indiquez les adresses email à notifier dans la barre "Email à notifier" et cochez la case.

Remarque : Chaque adresse email doit être séparée par un point-virgule.

• Par défaut, une règle de workflow s'applique au site sur lequel elle est créée et sur ses enfants. Si vous le souhaitez, il est possible de n'appliquer la règle que sur certains sites, en ciblant ces derniers par un tag. Il faut alors indiquer quels sont les tags qui doivent apparaître pour les sites concernés par cette règle. Il faut également que les tags souhaités aient été affectés aux sites concernés, comme indiqué plus bas.

Remarque : Si tous les sites sont concernés par la validation des réclamations par un responsable, n’ajoutez aucun tag.

• Sélectionnez Créer.

INDIQUER LES FOURNISSEURS CONCERNÉS PAR LA VALIDATION

• Sélectionnez les onglets Produits > Fournisseurs.
• Sélectionnez la fiche du fournisseur concernée par la validation.
• Sélectionnez Modifier en bas à droite de la fiche fournisseur à droite de l’écran.
• Dans la partie "Réclamations" de la fiche fournisseur, activez l’option "Activer le workflow des réclamations".
• Une fois l’option activée, vous pouvez également activer l’option "Valider obligatoirement les réclamations" pour rendre la validation systématique et obligatoire pour toutes les réclamations.

Remarque : Si vous n’activez pas l’option "Valider obligatoirement les réclamations", alors le workflow ne s'appliquera que pour les motifs de non-conformité de type "Validation requise (workflow) ?". Le paramétrage de ce type se fait dans le paramétrage des motifs de non-conformité. Pour plus d'informations à ce sujet, reportez-vous à l'article Gérer les critères de non-conformité.

• Sélectionnez Enregistrer en bas à droite de la fiche fournisseur.
   

INDIQUER LES SITES CONCERNÉS PAR LA VALIDATION

Cela ne concerne que les administrateurs de plusieurs sites. Si vous ne gérez qu’un site, celui de votre propre établissement, vous pouvez ignorer cette partie.

• Rendez-vous sur l'écran des paramètres du site en sélectionnant votre nom en haut à gauche.
• Rendez-vous sur l’onglet Tags des paramètres du site.
• Dans la partie "Sites", sélectionnez Ajouter un tag.
• Sélectionnez le tag souhaité. Si la liste de tags est vide, il faut en créer, comme indiqué dans l'article Créer un tag.