Vistas:

Resumen: en Compliance se pueden crear formularios para los controles no programados que se han de realizar de manera esporádica, como auditorías, simulacros de incendios o registros de incidentes de intoxicación alimentaria. Los formularios se pueden vincular a una tarea en la programación diaria (por ejemplo, controles de seguridad contra incendios cada 6 meses). Debes crear el formulario central para tu cadena de establecimientos y luego completarlo con tareas. También puedes utilizar los formularios para crear una agenda de reuniones o etiquetas que usas regularmente en tu operación. Los formularios se pueden crear a través de la web o la aplicación.

Empieza desde: el panel de Vista general de Compliance. 

Observaciones: también puedes crear una tarea desde dentro de un formulario. Consulta Crear una tarea dentro de un formulario para saber más sobre este proceso en particular.

Cómo configurar el Formulario 

  • Selecciona Formularios del menú principal. 
  • Selecciona Crear formulario  para abrir la página de Nuevo Formulario.

La página de Nuevo Formulario contiene seis paneles para configurar el formulario. 

  • Selecciona el icono  para abrir cada panel para cambiar los ajustes y rellenar los campos. 

Observaciones: Utiliza los enlaces de los títulos de los paneles para navegar rápidamente entre secciones cuando tienes varios paneles abiertos.   

Etiqueta

  • Introduce el nombre del formulario. 

Restringir el acceso a un grupo de ubicaciones 

  • Utiliza la lista desplegable para seleccionar un grupo de ubicaciones. Se restringirá el acceso al formulario a solamente ese grupo. 

Descripción 

  • Introduce una descripción de tu formulario. Una vez que esté rellenado, el enlace de la Descripción aparecerá en tu formulario en el panel de vista general. Para leer la descripción, selecciona el enlace.  

Observaciones: puedes añadir texto, tablas, imágenes y enlaces utilizando el menú de formato.  

Ajustes 

Activa y desactiva los botones para habilitar o inhabilitar las siguientes opciones. 

  • Asignar a usuarios existentes y preseleccionar por defecto para nuevos usuarios: cuando está habilitada, esta opción asigna el formulario a todos los usuarios existentes y permite seleccionarlo automáticamente de la lista de tareas al crear un usuario nuevo. 
  • Privado: cuando está habilitada, esta opción te permite seleccionar los roles que pueden visualizar el formulario. Cuando esté inhabilitada, el formulario no será visible para ningún rol.  
  • Reunión: cuando está habilitada, esta opción te permite utilizar este formulario para planificar tu reunión, crear una agenda de reunión y añadir acciones de seguimiento para cada elemento de la agenda.  

Observaciones: existe un artículo que indica cómo utilizar formularios para planificar reuniones.  

Impresión de etiquetas: cuando está habilitada, esta opción te permite utilizar el formulario para imprimir etiquetas de una lista desplegable de plantillas.  

Observaciones: existe un artículo separado que trata sobre cómo utilizar los formularios para crear etiquetas.  

Configuración de manejo de revisiones:  

Prohibir reapertura: cuando está habilitada, esta opción impide enmendar los formularios completados. Los usuarios solo podrán completar el formulario una vez. Cuando está habilitada esta opción, los usuarios podrán enmendar el formulario según se necesite.  

Acceso limitado: cuando está habilitada, esta opción muestra una lista de control de roles. Selecciona los roles que deseas para permitirlos crear nuevas revisiones, reabrir las completadas y manejar desviaciones de revisiones completadas. Cuando está inhabilitada la opción, todos los roles podrán visualizar las revisiones y abrir las desviaciones, pero no tendrán los permisos para accionarlos.  

  • Marca para seleccionar los roles que tendrán permisos para revisar el formulario, reabrir los ya completados y manejar las desviaciones (una respuesta que está fuera de los parámetros de lo que se espera).  

Informe 

  • Añade los correos electrónicos de todas las personas que requieran una notificación de cuándo se complete un formulario. 
  • Selecciona Añadirpara agregar las direcciones a la lista de personas a las que se notificará. Puedes añadir tantas direcciones como sea necesario. 
  • Selecciona el icono  al lado de una entrada en la lista para eliminar esa dirección. 

 

Guardar el Formulario 

  • Selecciona Guardar en la parte superior de la página para guardar tu formulario y saltar automáticamente a la pantalla de Tareas. 

Observaciones: si sales de la página sin guardarla, se perderán tus ajustes. No se te pedirá guardar antes de cerrar.

 

El nuevo formulario ahora será accesible para ciertos roles en un área particular. Hasta que se publique, solo el usuario creador del formulario podrá visualizar o usarlo. 

Ahora puedes rellenar tu formulario con las tareas que habrá que completar tu equipo.