Resumen: Workforce dispone de un módulo integrado de documentación, que facilita la asignación, gestión, distribución y firma de documentos por parte de empleadores y empleados. En este módulo, se recogen documentos cargados a Workforce no solo mediante esta pantalla, sino también mediante distintas herramientas, como son las incidencias de absentismo, incidencias de nómina, aplicaciones, entre otros.
Empieza desde: El módulo Workforce.
Selecciona Documentación del menú principal.
En la pantalla de Documentación, selecciona el botón Nuevo + para agregar un nuevo documento.
- A continuación, se desplegará un proceso en tres partes:
1. Empleados: Este paso está dedicado a asignar un empleado o empleados a la documentación por subir.
- Selecciona el Centro de Trabajo donde están los empleados cuya documentación deseas subir.
- Selecciona una Categoría o un Contrato (campos opcionales) para filtrar los resultados.
- Selecciona el Estado de los empleados. Puedes elegir entre Actuales, Antiguos y Futuros.
- Selecciona uno o varios Empleados para los que desees subir la documentación y acciona el botón Añadir.
2. Documentación: En este paso, se selecciona el o los documentos específicos que se asignarán a los empleados.
- Selecciona el cuadro Haga clic aquí para subir para abrir el explorador de archivos y seleccionar el documento O arrastra el documento desde su explorador de archivos al cuadro. Una vez cargado el archivo, podrás ver un resumen del los Documentos Añadidos.
- Asigna una Descripción y Etiquetas al documento para clasificarlo.
- Establece si deseas que el documento sea o no visible en la App de empleados.
3. Firma digital: En este punto, puedes decidir si requerirás o no una o varias firmas digitales para los documentos que has cargado. Todos los firmantes seleccionados recibirán un correo electrónico con un enlace para firmar a través de Signaturit.
- Busca el nombre del firmante entre el listado de usuarios y selecciona Añadir.
- Si existen firmantes externos, añade su nombre completo, nombre de la empresa, e email. Selecciona Añadir una vez completes los datos.
Asimismo, puedes decidir si requerirás una firma por parte de los Empleados. Para conocer cómo requerir la firma digital de un empleado en la documentación, ver Firmar un documento.
Observaciones: Ten en cuenta que, si no se ha contratado la firma electrónica, la posibilidad de agregar firmantes quedará deshabilitada.
- Una vez completados los tres pasos mencionados, selecciona Guardar para conservar los cambios. También puedes volver sobre los pasos mencionados seleccionando el botón Atrás.