Présentation : Flow Learning fait partie d'un ensemble complexe de systèmes : aussi, de temps à autre, des problèmes peuvent survenir et peuvent empêcher les apprenants de se connecter. Cet article présente quelques problèmes courants qui peuvent être résolus par les gestionnaires de comptes ou les responsables de formation.
Remarque : Selon la manière dont les autorisations du gestionnaire de compte et du responsable de formation sont configurées dans votre système, il se peut que certaines de ces options ne soient pas disponibles. Si une option n'est pas disponible, contactez votre manager ou le représentant du service client Flow.
Point de départ : Le tableau de bord Flow Learning.
L'adresse e-mail de l'apprenant ne correspond pas.
Il arrive que l'adresse e-mail du compte d'un apprenant et celle de l'utilisateur ne correspondent pas, ce qui peut empêcher l'apprenant de se connecter. Cela peut se produire si le compte d'un apprenant a été mis à jour ou ajouté par importation à partir d'un autre système. Pour résoudre ce problème, l'adresse e-mail à l'origine du problème doit être dissociée, ce qui permet à l'apprenant de se reconnecter avec l'adresse e-mail adéquate.
- Sélectionnez Entreprise > Apprenants dans le menu principal.
- Identifiez le compte de l'apprenant qui rencontre ce problème et ouvrez la page d'accueil de son compte.
- Sélectionnez Dissocier l'apprenant
- Sélectionnez Renvoyer l'e-mail d'accès
L'apprenant recevra un nouveau lien d'accès par e-mail, ce qui lui permettra de se connecter à nouveau avec son adresse e-mail. Une fois cette opération effectuée, ils seront en mesure de se connecter normalement.
L'apprenant n'a pas lié son adresse e-mail à son compte
Les apprenants ne peuvent pas se connecter s’ils n'ont pas correctement lié leur adresse e-mail au compte lors de la création de ce dernier. Cela peut se produire s'ils n'ont pas suivi le lien et les instructions figurant dans l'e-mail d'inscription, s'il y a eu un problème lorsqu'ils ont essayé de suivre le lien, ou si l'e-mail n'a pas été envoyé correctement.
Vous pouvez vérifier ces éléments en suivant les deux premières étapes ci-dessus pour accéder à l'aperçu du compte de l'apprenant et en vérifiant le message de statut « Compte créé ».
- Sélectionnez Entreprise > Apprenants dans le menu principal.
- Identifiez le compte de l'apprenant qui rencontre ce problème et ouvrez la page d'accueil de son compte.
- Si la page indique "Compte créé : Non", renvoyez l'e-mail d'inscription en sélectionnant Renvoyer l'e-mail d'accès
L'apprenant doit alors être en mesure de suivre le lien contenu dans l'e-mail, de suivre les instructions à l'écran et de lier son adresse e-mail à son compte. Après cela, il sera en mesure de se connecter normalement.
L'apprenant n'est pas en mesure de se connecter après que son adresse e-mail a été extraite du système RH ou de paie.
Après avoir mis à jour l'adresse e-mail d'un apprenant à partir d'un système RH ou de paie, l'adresse e-mail de l'apprenant devra être dissociée pour permettre à la connexion du système de RH/paie de mettre à jour l'adresse e-mail lors du prochain cycle d'alimentation.
Les étapes sont similaires à celles décrites ci-dessus :
- Sélectionnez Entreprise > Apprenants dans le menu principal.
- Identifiez le compte de l'apprenant qui rencontre le problème et ouvrez la page d'accueil de son compte.
- Sélectionner Dissocier l'apprenant
Ensuite, l'adresse e-mail du compte de l'apprenant devrait être mise à jour à partir du système de gestion RH ou de paie lors du prochain cycle d'alimentation.
Remarque : Pour la plupart des entreprises, le flux de données est diffusé une fois toutes les 24 heures. Les horaires exacts peuvent varier d'un client à l'autre.
Le profil de l'apprenant n'est pas mis à jour correctement à partir d'un système de paie ou de ressources humaines connecté.
Ce problème peut apparaître si une erreur s'est produite lors de la connexion entre la plateforme Flow Learning et le système de gestion des salaires et des ressources humaines. Il y a deux emplacements à vérifier pour diagnostiquer ce problème :
1. La section Apprenants en double
- Sélectionnez Entreprise > Paramètres utilisateur.
- Rechercher Apprenants en double dans l'écran Configurer.
- Sélectionnez Voir
pour ouvrir la page Apprenants en double.
Si le compte est répertorié dans la page Apprenants en double, sélectionnez l'une des options suivantes :
- Ne fais rien : Ce doublon potentiel restera sur la page des doublons.
- Créer un nouveau stagiaire : Cette option permet de créer un nouveau profil. Ceci est recommandé si le doublon ne correspond pas OU si vous souhaitez que le stagiaire recommence sa formation à zéro.
- N'importez pas cette fois : Cette option permet de supprimer le doublon potentiel de cette page sans créer de nouveau profil.
- Fusionner avec ce stagiaire : C'est le choix le plus courant, car il permet de conserver les modules précédemment complétés et de les fusionner avec le nouveau profil.
Après avoir choisi l'action appropriée, faites défiler l'écran vers le bas et sélectionnez Sauvegarder.
2. Erreurs dans le journal d'alimentation
Si le profil de l'apprenant ne se trouve pas dans la page « Apprenants en double », l'étape suivante consiste à rechercher une éventuelle erreur dans le journal de flux, ce qui peut se produire lorsque les informations de la plateforme Flow ne correspondent pas au système RH/Paie d'une entreprise. Il se peut que quelque chose empêche l'apprenant d'apparaître sur la plateforme Flow.
- Sélectionnez Entreprise >Paramètres utilisateur pour ouvrir l'écran de configuration.
- Identifiez Journaux de flux dans l'écran Configurer.
- Sélectionnez Voir
dans la section Journaux de Flux.
Remarque : La date et l'heure du dernier journal de flux s'affichent sur le panneau.
- Faites défiler la liste des Journaux de flux achevés pour identifier la date correcte de celui que vous souhaitez vérifier.
Remarque : Vous pouvez faire défiler vers le bas et sélectionner la liste déroulante qui indique le nombre d'éléments enregistrés que vous pouvez afficher sur une page. Pour afficher plus d'éléments, choisissez 50 ou 100 dans la liste déroulante.
- Sélectionnez les numéros de page encerclés pour afficher chaque page du journal de flux afin de vérifier les informations OU sélectionnez Rechercher
pour ouvrir la barre de recherche et saisissez le nom ou l'identifiant de l'apprenant que vous souhaitez identifier.
Remarque : Vous pouvez également effectuer une recherche en utilisant l'un des champs de la liste de termes ci-dessus, tels que la branche ou le titre du poste.
- Saisissez Erreur dans la barre de recherche pour activer une liste des erreurs qui se sont produites pendant le traitement du journal de flux.
Cette action affichera une liste de toutes les erreurs qui se sont produites, avec une raison pour chacune. Si une erreur dans cette liste est directement liée à un apprenant : vous devriez voir le nom de l'apprenant apparaître avec une raison telle que "titre du poste" ou "adresse e-mail" qui vous permettra de savoir quelle partie de l'information est à l'origine du problème. Cela vous aidera à examiner le problème de manière plus approfondie. Remarque : Il se peut que vous deviez corriger l’historique des apprenants dans votre système RH/Paie pour que l'erreur soit résolue lors du prochain cycle d'alimentation.
- Sélectionnez Exporter
pour télécharger le journal de flux.
- Sélectionnez FERMER pour fermer le journal de flux.
Remarque : Le journal de flux ne peut pas être modifié, il n'est donc pas nécessaire de l'enregistrer avant de quitter.
Vous pouvez utiliser le Journal de flux de cette manière pour identifier d’éventuelles erreurs, rechercher des informations spécifiques, et ainsi disposer de fiches d'apprenants précises.