Présentation : La fonctionnalité de formation externe vous permet de conserver l’historique de toute formation autre que Flow dans la plateforme Flow, qu’il s’agisse de sessions en ligne avec Flow Learning ou de formations en face-à-face. Le fait de pouvoir inclure des éléments qui ne relèvent pas de la formation continue signifie que tous les dossiers de formation peuvent être conservés ensemble. Vous pouvez appliquer les mêmes règles de mise à jour à votre formation externe qu'à votre formation Flow Learning : c'est la meilleure solution pour les entreprises qui avaient l'habitude d'organiser des formations en face à face avec un fournisseur externe, mais qui sont maintenant passées à la formation en ligne. Vous pouvez également télécharger l'historique des dossiers de formation externes (utile lorsque vous passez d'un autre fournisseur de formation à la plateforme Flow). L'historique des formations sera visible dans le parcours de formation de l'apprenant, de sorte que tout puisse être conservé et mis à jour en un seul endroit.
Remarque : La fonctionnalité de formation externe complète également le calendrier de formation, qui peut être utilisé pour planifier des formations externes. Pour plus d'informations, consultez Utiliser le calendrier de formation.
Point de départ : Le tableau de bord Flow.
Sélectionnez Apprentissage et développement > Paramètres A&D dans le menu principal.
Recherchez Formation externe, Formation externe importations historiques et Classification de formation externe dans l'écran Configurer.
Sélectionnez Voir
pour ouvrir chacun d'entre eux.
Formation externe
C'est ici que vous pouvez gérer votre historique de formation externe ou en ajouter de nouveaux.
Sélectionnez
pour ajouter un nouvel historique de formation externe.
Saisissez un nom pour votre dossier de formation (par exemple, formation à l'œnologie, initiation ou formation de barista). Remarque : ce champ est obligatoire.
Saisissez une description dans le champ dédié. Remarque : Une description est facultative, mais l'ajout d'une description aidera les apprenants à comprendre à quoi sert la formation.
Saisissez le nom du fournisseur de formation dans le champ Fournisseur. Remarque : L'ajout d'un fournisseur est facultatif.
Saisissez le type de formation (par exemple, en ligne, en face à face, etc.). Remarque : L'ajout d'un type de formation est facultatif.
Sélectionnez la durée de la formation à l'aide des flèches vers le haut et vers le bas et sélectionnez l'unité de temps de la formation (par exemple, jours, heures, minutes). Remarque : Ces deux champs sont également facultatifs.
Sélectionnez Documents d’instructions
si vous souhaitez télécharger un document pour fournir des instructions ou des informations complémentaires. Une fois ajouté, le nom et la taille du document apparaîtront en gras avec une option de suppression. Taille maximale du fichier : 1 Mo. Extensions de fichiers prises en charge : pdf, csv, xls, xlsx, doc, docx, rtf, png, jpg, jpeg.
Sélectionnez Vignette Mapal One
pour télécharger une image. Cette image apparaîtra dans Mapal One pour représenter ce type de formation externe pour les apprenants. Vous pourrez choisir une image dans vos fichiers, puis utiliser les outils pour recadrer ou effectuer un zoom avant/arrière sur l'image. Taille maximale du fichier : 2MB. Extensions de fichiers prises en charge : png, jpg, jpeg.
Sélectionnez la case à cocher Disponible dans le calendrier pour activer la programmation dans le calendrier de formation. Remarque : Cette option ne fonctionnera que pour les sessions de formation à venir.
Sélectionnez la liste déroulante Classification pour choisir une classification dans la liste et organiser votre historique sous forme de groupes distincts. Voir la section Classifications ci-dessous pour plus d'informations sur la façon de les créer. Une fois ajoutées, elles apparaîtront dans cette liste déroulante.
Sélectionnez Sauvegarder pour confirmer vos modifications. La formation externe nouvellement créée apparaît dans la liste.
Formation externe téléchargement historique
Il est utilisé pour faciliter le téléchargement d'un grand nombre d'éléments de formation enregistrés et associés à différents apprenants. Il s'agit d'une option très utile lorsqu'il s'agit d'importer l’historique des formations effectuées auprès d'un ancien fournisseur de formation en ligne ou en face-à-face.
Demandez plus d'informations à votre Customer Success Manager ou téléchargez un modèle de fichier CSV (voir ci-dessous) à remplir avec les enregistrements de formation externe corrects en fonction du nom des apprenants qui ont suivi ces cours.
Une fois que votre fichier CSV est prêt à être téléchargé :
- Sélectionnez Apprentissage et développement > Paramètres A&D dans le menu principal.
- Sélectionnez Formation externe téléchargement historique dans l'écran de configuration.
- Sélectionnez Voir
pour ouvrir la page Formation externe téléchargement historique.
Cette page vous permet de télécharger un fichier CSV contenant toutes les informations relatives à l’historique de formation d'une entreprise.
- Sélectionnez Choisir le fichier pour identifier le fichier CSV sur votre bureau.
- Sélectionnez Télécharger (Download) pour télécharger un modèle CSV existant (Download an existing template) sur votre bureau, que vous pourrez ensuite utiliser comme exemple pour générer votre fichier.
Une fois que vous l'avez téléchargé, vous devez effectuer un téléchargement « test » pour vous assurer que le fichier fonctionne.
- Cochez la case Tester le téléchargement puis sélectionnez Télécharger. Cela permet de tester la validité des données du fichier CSV sans rien importer.
Si le téléchargement « test » est réussi, une notification vous en informera. Toutefois, si le test échoue, vous devrez supprimer le fichier CSV téléchargé, corriger les erreurs, télécharger à nouveau le fichier modifié et recommencer le test.
Si le fichier CSV est correct :
- Désélectionnez la case Tester le téléchargement.
- Cochez la case Supprimer la formation terminée. Remarque : Cette option est facultative. Sélectionnez UNIQUEMENT si vous souhaitez supprimer la formation externe achevée des apprenants avant l'attribution de l’historique de formation.
- Sélectionnez Télécharger, ce qui aura pour effet de télécharger toutes les données de l’historique de formation.
Classification de formation externe
C'est ici que vous pouvez créer et organiser des catégories pour votre historique de formation. Vous pouvez l'assimiler à un dossier. Cela vous permet également d'attribuer des codes de couleur aux différentes catégories afin d'améliorer la visibilité des catégories lorsque vous naviguez dans le calendrier de formation.
- Sélectionnez Apprentissage et développement > Paramètres A&D dans le menu principal.
- Sélectionnez Classification de formation externe dans l'écran de configuration.
- Sélectionnez Ajouter
- Saisissez un nom dans le champ prévu à cet effet (par exemple, Induction ou Management).
- Sélectionnez une couleur hexadécimale. Lorsque vous sélectionnez la zone colorée, une fenêtre pop-up s’affiche pour choisir votre couleur. Utilisez le curseur pour sélectionner différentes couleurs. Sélectionnez la pipette, puis déplacez le cercle pour choisir la teinte qui vous convient OU saisissez la valeur du code RVB, HSL, HEX si vous la connaissez déjà.
- Sélectionnez Sauvegarder. Le nouveau classement apparaîtra dans la liste et vous pourrez catégoriser votre formation externe.
Une fois que vous avez créé votre formation externe et que vous avez défini une classification, vous êtes prêt à l'attribuer aux apprenants dans le système. Pour plus d’informations sur la procédure à suivre, voir Attribuer une formation externe.