Présentation : La gestion du temps de travail implique le contrôle, l'ajustement et l'examen des pointages enregistrés, par les employés, chaque semaine et sur chaque lieu de travail. Tous les calculs ultérieurs relatifs au respect de la législation du travail, à la productivité, etc. seront effectués en tenant compte de ces modifications.
Point de départ : Le module Workforce.
- Sélectionnez Contrôle de présence > Temps travaillé dans le menu principal.
- Sélectionnez le lieu de travail concerné.
Remarque : L'écran affiche différents relevés pour chaque semaine, du lundi au dimanche, tout au long de l'année. Les trois statuts dans lesquels les activités de temps de travail peuvent être trouvées sont Terminé, Traité et Fermé.
- Choisissez la semaine sur laquelle vous voulez travailler.
- Sélectionnez la flèche grise pour accéder au modèle de feuille de temps.
Remarque : Si l'enregistrement de cette semaine a déjà été traité, une flèche bleue sera visible. Cela permet de distinguer une semaine traitée d'une semaine non traitée.
- Sélectionnez le jour de la semaine pour lequel vous souhaitez afficher le temps de travail.
- Filtrez et organisez les informations comme vous le souhaitez.
Remarque : Le shift prévisionnel apparaît en bleu. Une fois que l'employé a pointé, le réel s'affiche en gris.
Lorsqu'un shift est rayé, cela signifie que le salarié a pointé sur un autre lieu de travail (spécifié dans la barre de pointage). Cela s'applique à la fois aux shifts prévisionnels et aux shifts réels.
Méthodes d'ajustement
La gestion du temps de travail peut se faire de manière individuelle ou collective.
Point de départ : Le module Workforce.
- Sélectionnez Temps et présence > Feuilles de temps dans le menu principal.
- Choisissez la semaine concernée.
- Cliquez sur la flèche grise pour accéder au modèle de feuille de temps.
Ajustement individuel
- Sélectionnez l'employé concerné en survolant son nom et en cliquant avec le bouton droit de la souris.
- Une boîte apparaît : sélectionnez Ajuster pointage.
Ajustement collectif
- Sélectionnez Paramètres pour accéder à l'ajustement complet du modèle.
Une fenêtre pop-up apparaît :
- Cochez l'option Journée pour ajuster le pointage pour le jour sélectionné, ou choisissez l'option Semaine pour ajuster le pointage pour l'ensemble de la semaine sélectionnée.
Différents types d'ajustement
Faire correspondre le temps de présence et les shifts
Le système calculera le temps de travail en fonction du shift prévu, qu'il y ait ou non des pointages.
Ajuster le temps de présence en fonction des shifts
Le système calculera le temps de travail en fonction du shift prévu, uniquement s'il y a un pointage pendant le shift. L'outil calculera également le temps de travail pour un shift non prévu. Par exemple, si un travailleur est affecté à un shift du matin de 10h à 16h, qu'il pointe à 9h45 et qu'il sort à 16h10, mais qu'il revienne pour couvrir le shift de nuit, pour laquelle il n'y a pas de shift prévu (il pointe à 20h05 et part à 22h45). En utilisant cette option, le système calculera six heures pour le shift du matin (selon les prévisions) et 2h40 supplémentaires pour le shift de nuit (non prévues).
Ajuster les entrées anticipées
Cela s'applique à tous les pointages effectués avant la période de travail prévue, afin que le système calcule le temps de travail à partir du début de la période de travail de l’employé. Il est courant que les employés pointent parfois quelques minutes avant leur shift : cet ajustement permet d'éviter que ces minutes ne se transforment en heures à la fin du mois.
Ajustement de courtoisie (entrée et sortie)
Cet ajustement nous permet de faire preuve de courtoisie lors de l'arrivée et du départ des travailleurs qui arrivent ou partent avec quelques minutes de retard. Nous devons définir le nombre de minutes de courtoisie que nous voulons appliquer afin que tous les travailleurs qui, même s'ils arrivent en retard, ont pointé pendant ce temps de courtoisie, le système calculera le temps à partir du début du shift prévu.
Ajuster les sorties tardives
Cet ajustement s'applique à toutes les sorties effectuées après la fin du shift prévu, en veillant à ce que le système calcule le temps travaillé jusqu'à l'heure de fin du shift. Il est fréquent que le personnel pointe quelques minutes après le service, et cet ajustement permet d'éviter que ces minutes ne se transforment en heures à la fin du mois.
Ajustements manuels sur les lignes
Si un travailleur ne peut pas pointer pour une raison justifiée, vous pouvez ajuster les heures en cliquant sur la ligne et en la faisant glisser.
Vous pouvez également ajuster les heures d'arrivée et de départ du personnel en faisant glisser les lignes d'arrivée vers la gauche ou la droite, en essayant toujours d'éviter les chevauchements entre plusieurs shifts. En cas de chevauchement, le message suivant apparaît, notifiant qu'il n'a pas été possible d'effectuer les changements :
Les ajustements des heures d'arrivée peuvent être effectués pour la journée en cours, jusqu'au quart d'heure le plus proche, ou vous pouvez ainsi ajuster les minutes exactes en cliquant avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant Modifier.