Présentation : L’élaboration des horaires de travail constitue l'une des étapes fondamentales de la configuration de l’outil Workforce. Il est essentiel de définir des horaires dans le système afin de pouvoir planifier les horaires des employés. En règle générale, il y aura autant de calendriers d'ouverture que de situations différentes identifiées pour chaque lieu de travail.
Point de départ : La page Configuration de Workforce.
- Sélectionnez Configuration > Horaires d'ouverture dans le menu principal.
Dans l'écran Horaires d'ouverture, vous pouvez voir le nombre total de centres configurés, le nombre d'horaires créés (un centre peut avoir plus d'un horaire) et les centres sans horaires.
Créer un nouvel horaire
- Sélectionnez Nouveau +.
- Sélectionnez l'unité commerciale (site) à laquelle la planification s'appliquera. Vous pouvez en sélectionner plusieurs.
- Saisissez le nom de l’horaire dans le champ Description.
- Indiquez le statut, s'il est actif ou non.
- Dans Demi Repos, précisez jusqu'à quelle heure ou à partir de quelle heure serait considérée une demi-journée de congé (matin ou après-midi).
- Définissez une période d’horaire de nuit qui sera valable et commune à tous les jours de la semaine. Ces données indiquent les horaires d'une journée qui sont classés comme horaires de nuit.
- Définissez l’horaire pour chaque jour ou sélectionnez Copier sur tous les autres jours pour appliquer l’horaire d'une journée à l'ensemble de la semaine.
- Enregistrez le temps calculable pour chaque jour de la semaine. Cette donnée indique la période de la journée où les heures de travail du salarié seront comptabilisées.
Remarque : En dehors de la période de temps calculable, les heures travaillées par l'employé ne seront pas prises en compte pour le décompte.
- Dans Heures d'ouverture au public, indiquez les horaires pendant lesquels le centre sera accessible au client.
- Vous pouvez définir un horaire de préparation pour chaque jour de la semaine. Cette période ne doit pas nécessairement coïncider avec l'horaire d'ouverture au public, mais doit être comprise dans le temps calculable défini.
Remarque : Si la période de préparation coïncide avec l'ouverture au public, le temps dédié à la préparation ne sera pas pris en compte dans l'estimation du nombre optimal de travailleurs, par demi-heure, effectuée par le système. Ce temps de préparation est lié à la productivité du centre, car il s'agit du temps investi dans la préparation du produit ou du service fourni.
- Une fois toutes les données complétées, sélectionnez Accepter pour enregistrer le nouveau calendrier OU Annuler pour abandonner cette étape.
Copier des équipes existantes dans une unité commerciale
- Sélectionnez le bouton Copier horaires.
- Sélectionnez le site qui est doté de l'horaire que vous souhaitez copier.
- Sélectionnez l'unité ou les unités commerciales à affecter à la nouvelle planification (Sites de Destination).
- Sélectionnez l’Horaire que vous souhaitez copier dans le menu déroulant.
- Sélectionnez Copier pour continuer OU Annuler pour abandonner la copie.
- Une deuxième fenêtre de confirmation s'affiche, sélectionnez Oui pour appliquer les modifications OU Non pour les rejeter.
Attribuer des horaires à une unité commerciale
Une fois les horaires créés, ils doivent être affectés à un site. Les managers peuvent décider d'attribuer les mêmes horaires tout au long de l'année. Ils peuvent également définir des horaires spécifiques pour certaines saisons, comme des horaires d'hiver et d'été.
Pour savoir comment attribuer les horaires correctement, consultez l’article Attribuer des horaires d'ouverture par date.