Présentation : Lors de création des shifts (plannings) hebdomadaires du personnel, la plateforme GIR vous permet d'enregistrer les shifts en tant que modèles et d'utiliser ces modèles précédemment enregistrés pour de futurs shifts.
Point de départ : Le module Workforce.
- Sélectionnez Plannings > Plannings hebdomadaires dans le menu principal.
- Sélectionnez le lieu de travail où vous allez créer un shift « modèle ».
- Sélectionnez Nouveau pour créer un nouveau shift hebdomadaire.
Remarque : Vous pouvez configurer un shift hebdomadaire déjà créé en sélectionnant l'icône Flèche. Si l'icône est bleue, cela signifie qu'il y a déjà des données enregistrées dans cette semaine.
- Dans l'écran Planning Prévisionnel sélectionnez Modèles (icône de fichier). Une fois que vous avez cliqué sur le bouton, une fenêtre apparaît dans laquelle vous pouvez sélectionner l'une des deux options suivantes : Appliquer le modèle ou Enregistrer le planning comme modèle.
Enregistrer un planning comme modèle
Cette option permet d'enregistrer le shift (planning) actuel comme modèle pour une utilisation ultérieure. Pour enregistrer un planning en tant que modèle :
- Attribuez un nom au modèle.
- Ajoutez, si besoin, des commentaires sur le modèle dans la section Observations.
- Sélectionnez le bouton Valider pour enregistrer le nouveau modèle OU Annuler pour le rejeter.
Appliquer le modèle
Cette option vous permet de choisir parmi des modèles précédemment enregistrés pour les affecter à un nouveau shift. Pour appliquer un modèle :
- Sélectionnez le modèle souhaité dans le menu déroulant.
- Sélectionnez le bouton Continuer pour charger le modèle choisi.
- Une fois le modèle sélectionné, un calendrier apparaît avec les horaires prévisionnels.
Remarque : Les employés étant « génériques », leurs noms n'apparaîtront donc pas. Les employés « réels » doivent être affectés à l'aide de l'une des deux méthodes disponibles, toutes deux spécifiées dans la section suivante de cette ressource.
- Sélectionnez Continuer pour appliquer le calendrier.
Une fois le modèle appliqué, chaque employé sélectionné se verra attribuer le planning hebdomadaire et les congés dont il a bénéficié au cours de la semaine précédente sélectionnée.
Affecter des employés « réels »
Avant d'appliquer le modèle
- Dans la fenêtre pop-up Appliquer modèle, sélectionnez le champ d’un employé générique.
- Dans la fenêtre pop-up Affecter employé, sélectionnez le lieu de travail et le salarié que vous souhaitez affecter.
- Sélectionnez Valider pour enregistrer l’employé sélectionné OU Annuler pour rejeter l’employé sélectionné.
Après avoir appliqué le modèle
- Dans l'écran Planning Prévisionnel, sélectionnez l’employé « générique » concerné et cliquez sur le bouton droit de la souris.
- Sélectionnez Ajouter salarié dans la liste des options.
- Dans la fenêtre pop-up Ajouter un employé, sélectionnez le lieu de travail et l'employé que vous souhaitez affecter.
- Sélectionnez Valider pour enregistrer l’employé sélectionné OU Annuler pour rejeter l’employé sélectionné.
Pour finaliser le processus d’affectation des modèles de plannings et sauvegarder le travail effectué, consultez l’article Marquer l'affectation comme terminée.
Modifier le modèle de plannings
- Sélectionnez Plannings > Plannings hebdomadaires dans le menu principal.
- Sélectionnez le lieu de travail où le modèle d'affectation à modifier a été créé.
Remarque : Vous pouvez uniquement apporter des modifications à la description et aux observations attribuées au modèle.
- Sélectionnez l'icône Flèche pour ouvrir le modèle de planning (shift). Sur cette page, vous pouvez modifier tous les détails liés à la configuration du modèle, tels que le temps de travail prévu, les informations sur le personnel, les congés, etc.
Une fois les modifications apportées au modèle terminées, sélectionnez Enregistrer pour conserver les modifications OU Quitter sans enregistrer pour annuler les modifications.