Présentation : La plateforme GIR Staff vous permet d'informer les employés en temps réel de leurs horaires de travail, de gérer leurs préférences de congés et de plannings, tout en les tenant constamment informés des potentiels incidents. L'accès à cette application est essentiel pour assurer une gestion optimale du personnel.
Point de départ : App Store ou Google Play.
- Téléchargez l'application GIR Staff depuis votre appareil mobile.
- Accédez à l'adresse e-mail qui vous a été attribuée dans votre fiche salarié pour obtenir le code PIN qui a été généré pour votre compte.
Remarque : L'e-mail contenant l'attribution du code PIN se retrouve généralement dans les spams de votre boîte e-mail. Le code PIN peut également être communiqué verbalement à l'employé puisque cette information apparaîtra dans ses données d'identification.
- Utilisez votre adresse e-mail et votre code PIN pour accéder à votre compte.
Remarque : Si l'employé n'a pas d'adresse e-mail dans son dossier, il n'aura pas accès à GIR Staff. En effet, l'employé doit utiliser son adresse e-mail pour avoir accès à la plateforme.
- L'activation de l'utilisateur peut se faire lors de l'inscription de l'employé, dans la fiche salarié en accédant à GIR Staff, ou dans la configuration de GIR Staff.
- Lorsqu'il accède à l'application, l'employé voit apparaître le shift à venir, ainsi que ses congés programmés. Il y a également trois options :
- Menu : permet d'accéder à toutes les fonctionnalités de GIR Staff.
- Shifts : permet de consulter les shifts prévus et leurs détails, les collègues qui travailleront avec vous chaque jour, ainsi que les demandes de shift.
- Congés : permet d'afficher les congés sous forme de résumé ou de calendrier. Vous aurez également accès aux préférences de congés des employés, ainsi que les confirmations de ces derniers concernant les congés programmées.
- Pointage : permet d'effectuer le pointage à chaque shift.
Résoudre les problèmes d'accès au personnel des GIR
Vous pouvez faire face à certains problèmes de connexion sur la plateforme GIR Staff :
Erreurs d’e-mail
En cas d'erreur dans l’e-mail, il est suggéré à l'employé de contacter un administrateur du système afin de pouvoir se connecter ultérieurement.
E-mail en doublon
Si le salarié possède deux comptes GIR Staff pour deux entreprises différentes, il est absolument nécessaire d'attribuer une adresse e-mail à chaque compte. Sinon, vous ne pourrez pas utiliser l'application sur l'un ou l'autre compte.
Récupération du mot de passe
La perte ou l'oubli du mot de passe sont des problèmes fréquents. Dans ce cas, il est suggéré à l'utilisateur d'exécuter la procédure suivante :
- Sélectionnez Récupérer le mot de passe sur l'écran de connexion de la plateforme GIR Staff.
- Saisissez l'adresse e-mail enregistrée dans votre fiche salarié pour recevoir votre nom d'utilisateur et votre code PIN par e-mail. Sélectionnez Récupérer le mot de passe pour recevoir l'e-mail OU Retourner à la connexion pour revenir à l'écran de connexion.
Remarque : Si l'employé n'a pas d'adresse e-mail dans son dossier, cette procédure ne peut pas être effectuée et l'accès à GIR Staff ne sera pas possible.
L'administrateur du système peut également récupérer le mot de passe de l’employé à l'aide du module Workforce. Pour ce faire, vous devez suivre les étapes ci-dessous :
- Sélectionnez Gestion RH > Personnel dans le menu principal.
- Sélectionnez Fiche du salarié dans le champ de l’employé concerné.
- Déplacez le curseur jusqu'au bas de la fenêtre pop-up et sélectionnez Afficher les informations d’identification pour afficher le code PIN de l'utilisateur.
- Vous pouvez également sélectionner l'option Réinitialiser mot de passe pour qu'un nouveau code PIN soit créé et renvoyé à l'adresse e-mail de l'employé.