Remarque : chaque action réalisable sur l'application est soumise à un droit. Si vous ne pouvez pas réaliser les actions recommandées dans les articles que vous consultez, cela signifie peut-être que les droits nécessaires ne sont pas activés pour votre profil utilisateur. Contactez l'équipe d'Assistance, ou votre administrateur, pour en savoir plus.
Présentation : En tant que responsable de restaurant, vous souhaitez générer un inventaire afin de pouvoir vérifier et, si besoin, corriger les quantités des articles listés. Ce guide vous accompagne dans ce processus.
Point de départ : Le menu Easilys.
Attention : Si vous souhaitez uniquement avoir une liste de tous vos produits en stock, préférez toujours l'utilisation du rapport "Etat du stock" disponible directement dans l'écran "STOCK" plutôt que la génération d'un inventaire sur l'écran INVENTAIRES (rubrique STOCK). En effet, l'inventaire est une action importante de vérification et correction du stock à un instant T.
Si vous n'avez pas besoin de réaliser un inventaire, il est préférable de ne pas en générer. Si toutefois vous en aviez généré un uniquement pour obtenir la liste des produits en stock, pensez à bien le supprimer pour ne pas impacter le stock qui est bloqué lorsqu'un inventaire est en cours.
L’inventaire permet de vérifier puis corriger votre stock à une date choisie afin d’avoir une base figée cohérente avec le réel. On réalise ce type d’action, en général, à la fin d’un cycle de travail pour pouvoir commencer le prochain cycle avec un stock corrigé sur Easilys et sur lequel on ne reviendra plus.
Exemple : Si on gère les stocks d’un établissement, à la fin du premier trimestre, on décide de réaliser un inventaire afin de vérifier la justesse des données présentes dans l’application vis-à-vis du stock réel. Cela permet d’apporter des corrections au besoin puis clôturer le premier trimestre sur lequel on ne pourra plus revenir puisque l’application fige le stock corrigé pour éviter de le modifier par erreur.
- Sélectionnez les onglets Stock > Inventaires.
- Pour générer un inventaire, choisissez sur le calendrier la date à laquelle vous souhaitez l'enregistrer.
- Choisissez ensuite entre deux modes d’inventaire : l’inventaire intermédiaire et l’inventaire de fin de mois.
Les inventaires intermédiaires se positionnent toujours sur la date sélectionnée.
L’« inventaire intermédiaire » n'est effectué que lorsque tous les mouvements de stock de la journée et des jours précédents ont été effectués.
Les inventaires fin de mois se positionnent toujours sur le dernier jour du mois. C’est la seule façon de générer un inventaire dans le futur. Cela permet de clôturer le mois en avance si vous n’avez aucune activité jusqu’à la fin de celui-ci.
L’« inventaire de fin de mois » n'est effectué que lorsque tous les mouvements de stock du mois ont été réalisés.
Attention : Lorsque vous générez un inventaire, l’application “prend une photographie de votre stock à l’instant T souhaité”.
De ce fait, il faut absolument avoir réalisé toutes les entrées et sorties du jour de l’inventaire et les jours précédents.
Si une entrée ou une sortie est effectuée après la génération d'un inventaire à la même date ou antérieure, lors de la clôture de l'inventaire, l'application effectuera un mouvement correctif pour annuler cette entrée ou sortie, car ce mouvement n'est pas inclus dans l'inventaire. L'application veille à ce que ce qui est répertorié dans l'inventaire corresponde exactement au stock.
✅ Une liste de produits s'affiche alors à l'écran. Il s'agit des produits enregistrés en stock à la date sélectionnée pour générer l'inventaire.