Présentation : Sur Compliance, l'une des façons de créer des tâches consiste à construire ces dernières au sein de formulaires. Vous créez, dans un premier temps, le formulaire principal pour votre chaîne d'établissements, puis vous y rajoutez des tâches.
Point de départ : L'écran "modifier le contenu" d'un formulaire non publié.
Pour commencer
- Sélectionnez Créer Tâche pour ouvrir la page Créer Tâche.
La page Créer Tâche comporte quatre sections dotées de paramètres permettant de configurer la nouvelle tâche.
Remarque : Les liens d'en-tête des sections permettent de naviguer rapidement vers la section correspondante de la page.
Chaque section de la page comporte une liste d'options linguistiques en haut de la section.
- Sélectionnez la ou les langue(s) souhaitée(s) dans les options de langue situées en haut de chaque section. La modification des paramètres linguistiques de n'importe quelle section affectera l'ensemble de la tâche.
Remarque : Les langues sélectionnées sont indiquées par l’icône . Un champ de libellé de tâche distinct apparaît pour chaque langue.
Paramètres
Libellé de la tâche
- Entrez le nom de la tâche dans la (les) langue(s) appropriée(s). Ce nom apparaîtra sur le formulaire publié pour identifier la tâche.
Paramètres
Basculez les boutons pour activer ou désactiver les options suivantes.
- Pièce jointe/photo requise : Lorsque cette option est activée, l'utilisateur doit joindre un document ou une photo pour confirmer que la tâche a été accomplie.
- Réponse obligatoire : Lorsque cette option est activée, l'utilisateur doit remplir la tâche avant de pouvoir soumettre le formulaire. Lorsque cette option est désactivée, les utilisateurs peuvent ignorer cette tâche.
- Criticité : Sélectionnez le niveau de criticité de la tâche dans la liste déroulante. Les listes de niveaux de criticité sont créées en dehors de la tâche, voir Définir des niveaux de criticité pour les tâches.
Options de réponse
Chaque option de réponse peut être configurée à l'aide des paramètres au sein de chaque section.
- Sélectionnez Ajouter Option de Réponse
pour ajouter d'autres options de réponse à la tâche. Vous pouvez en ajouter autant que nécessaire.
- Sélectionnez Supprimer
pour supprimer une option de réponse.
- Utilisez les touches Haut
et Bas
pour réorganiser les options de réponse. Elles apparaîtront sur la tâche, dans l'ordre indiqué.
Type
- Sélectionnez le type de réponse que vous souhaitez dans la liste déroulante et remplissez les champs requis.
Remarque : Un aperçu en direct de l'option de réponse se trouve à droite des champs de la section "Type". Il montre à quoi ressemblera votre réponse dans votre planning quotidien.
Date
Cette option permet de répondre au format JJ-MM-AAAA.
- Étiquette : Saisissez les instructions de l'utilisateur dans chaque langue, par exemple, "Date de fin :".
- Score : Saisissez le score de cette réponse OU cochez la case Ignorer le score.
Remarque : Les notes ne sont disponibles que dans les tâches/sous-tâches des formulaires.
Texte
Cette option permet à l'utilisateur de saisir une réponse de 350 caractères maximum (espaces compris).
- Etiquette : Saisissez l'instruction de l'utilisateur dans chaque langue, par exemple : "Entrez votre réponse :".
- Unité : Saisissez l'unité (lettres uniquement) dans chaque langue.
- Score : Saisissez le score de cette réponse OU cochez la case Ignorer le score.
Remarque : Les notes ne sont disponibles que dans les tâches/sous-tâches des formulaires.
Case à cocher/bouton
Cette option permet à l'utilisateur de cocher la réponse.
- Etiquette : Saisissez l'instruction de l'utilisateur dans chaque langue, par exemple "Cochez la case si la température est correcte".
- Créer l’écart : Activez cette option pour définir les paramètres d'écarts.
Nombre
Cette option crée une zone de saisie libre dans laquelle l'utilisateur peut entrer un nombre.
- Etiquette : Saisissez l'instruction de l'utilisateur dans chaque langue, par exemple "Entrez la température du réfrigérateur :".
- Unité : Saisissez l'unité dans chaque langue.
- Multiplicateur : Saisissez un nombre supérieur ou égal à 0.
- Score : Saisissez le score de cette réponse OU cochez la case Ignorer le score.
Remarque : Les scores ne sont disponibles que dans les tâches/sous-tâches des formulaires.
Intervalle (nombre)
Cette option vous permet de définir un intervalle de nombres dans lequel la bonne réponse doit être trouvée. Si la réponse se situe en dehors de la fourchette, un écart sera enregistré.
- Bas : Saisissez le nombre le plus bas de l'intervalle.
- Haut : Saisissez le nombre le plus élevé de la plage.
- Etiquette : Saisissez l'instruction de l'utilisateur dans chaque langue, par exemple, "Saisissez le poids que vous enregistrez :".
- Créer un écart : Activez cette option pour définir les paramètres d'écart.
- Unité : Saisissez l'unité (lettre uniquement) dans chaque langue.
- Multiplicateur : Saisissez un nombre supérieur ou égal à 0.
- Score : Saisissez le score de cette réponse OU cochez la case Ignorer le score.
Remarque : Les notes ne sont disponibles que dans les tâches/sous-tâches des formulaires.
Menu déroulant
Cette option vous permet de proposer à l'utilisateur une liste déroulante de réponses. Sélectionnez une liste existante ou créez-en une nouvelle.
- Etiquette : Saisissez un libellé pour décrire la réponse requise.
- Créer l’écart : Activez cette option pour définir les paramètres d'écart.
- Score : Saisissez le score de cette réponse OU cochez la case Ignorer le score.
Remarque : Les notes ne sont disponibles que dans les tâches/sous-tâches des formulaires.
Description
- Entrez une description de la tâche. Utilisez le menu de l'éditeur de contenu pour formater votre texte et ajouter des liens, des images ou des tableaux.
Pièces jointes
- Sélectionnez Ajouter fichier
pour ajouter une pièce jointe à la tâche. Vous pouvez ajouter autant de pièces jointes que nécessaire.
Remarque : Des boutons de contrôle sont disponibles pour visualiser , télécharger
ou supprimer
chaque pièce jointe ajoutée.
Enregistrer les modifications apportées à la tâche
- Sélectionnez Créer Tâche en haut de la page pour enregistrer la tâche que vous êtes en train de remplir.
Remarque : Les nouvelles tâches apparaîtront dans le projet de formulaire, mais ne seront pas disponibles dans le système tant que le formulaire n'aura pas été publié. Voir Publication du formulaire, ci-dessous.
Sous-tâches
Si votre tâche comporte des sous-tâches qui nécessitent des contrôles de conformité distincts, vous pouvez les ajouter ici. Le système regroupe les sous-tâches et les conserve ensemble, mais sépare les réponses pour chacune d'entre elles.
Remarque : Il n'est pas possible d'ajouter des sous-tâches ou d'apporter d'autres modifications une fois qu'un formulaire a été publié. Pour apporter des modifications à une tâche publiée, vous devez créer une nouvelle version du formulaire.
- Sélectionnez Créer sous-tâche
dans la section de la tâche souhaitée pour diviser cette dernière en plusieurs parties.
La création d'une nouvelle tâche secondaire (également appelée tâche “enfant”) supprime les options de réponse disponibles dans la tâche “parent”. La tâche “parent” ne sera achevée que lorsque toutes les sous-tâches seront terminées.
Le processus de création d'une sous-tâche est identique à celui de la création d'une tâche.
Enregistrer les modifications apportées à la sous-tâche
- Sélectionnez Créer tâche en haut de la page pour enregistrer la sous-tâche que vous avez alimentée, de la même manière qu'une tâche normale.
Remarque : Seul l'utilisateur qui a créé le formulaire peut le visualiser ou l'utiliser. Ce n'est que lorsqu'il est publié qu'il devient accessible aux autres utilisateurs.
Publier le formulaire
Remarque : Ne publiez votre formulaire que lorsque vous êtes sûr d'avoir créé toutes les tâches et sous-tâches dont vous avez besoin. Vous ne pouvez pas modifier un formulaire publié. Vous pouvez seulement dupliquer le formulaire pour créer une nouvelle version si vous avez besoin d'en modifier le contenu.
- Sélectionnez Publier
pour publier votre formulaire.
Le formulaire publié apparaîtra dans la page Formulaires avec toutes les tâches et sous-tâches nouvellement ajoutées, et pourra être utilisé dans le système.