Présentation : La plateforme GIR permet d’optimiser la gestion des équipes en restauration. Les utilisateurs peuvent imprimer des shifts (plannings) déjà configurés, les attribuer à des employés ou les échanger entre ces derniers.
Point de départ : Le module Workforce.
- Sélectionnez Plannings > Plannings hebdomadaires dans le menu principal.
- Sélectionnez le lieu de travail où se trouve le shift (planning) que vous souhaitez modifier ou imprimer.
- Sélectionnez l'icône de la flèche pour afficher les détails du shift.
Remarque : si l'icône de la flèche est bleue, cela signifie que des données ont déjà été enregistrées pour cette semaine.
Attribuer des shifts
Au moment de la création d’un shift, certains modèles ou certains shifts afficheront des employés génériques dans la liste des employés. Ces employés génériques peuvent être remplacés par des employés réels lors de l'affectation du shift.
- Sur la page Planning prévisionnel, recherchez l’employé générique dans la liste des employés.
- Sélectionnez l’employé générique pour afficher le menu en effectuant un clic droit.
- Sélectionnez l'option Affecter à... dans le menu.
- Dans la fenêtre pop-up Affecter le poste à l’employé choisissez un employé réel dans le menu déroulant.
- Sélectionnez Valider pour enregistrer la sélection OU Annuler pour la rejeter.
- Sur la page Planning Prévisionnel, sélectionnez Enregistrer pour conserver les modifications ou sélectionnez Annuler pour les rejeter.
Remarque : Pour sauvegarder définitivement l'affectation, vous devez sélectionner Compléter les jours de repos et Planning terminé dans la fenêtre pop-up Enregistrer.
Échanger les plannings
Lors de la création d'un shift, la position spécifique d'un employé dans le planning n'est pas figée et peut être échangée avec un autre employé afin d'optimiser les plannings.
- Dans l'écran Planning Prévisionnel, recherchez l’employé dont vous souhaitez échanger l'affectation dans la liste des employés.
- Sélectionnez l’employé concerné en effectuant un clic droit.
- Sélectionnez l'option Échange de poste dans le menu.
- Dans la fenêtre pop-up Échange de poste, choisissez un employé dans le menu déroulant.
- Sélectionnez les jours pour lesquels vous souhaitez modifier les horaires des employés. Il peut s'agir d'un seul jour de la semaine ou de plusieurs, selon les besoins.
- Sélectionnez Valider pour enregistrer la sélection OU Annuler pour la rejeter.
- Lorsque vous cliquez sur Accepter, une nouvelle fenêtre de confirmation s'affiche. Sélectionnez Accepter pour poursuivre la procédure OU Annuler pour ne pas prendre en compte l’échange.
- Sur la page Planning Prévisionnel, sélectionnez Enregistrer pour conserver les modifications OU Annuler pour les rejeter.
Remarque : Pour sauvegarder définitivement l'affectation, vous devez sélectionner Compléter les jours de repos et Planning terminé dans la fenêtre pop-up Enregistrer.
Imprimer le planning
Une fois la configuration du planning terminée, ce dernier peut être imprimé afin de conserver une trace au format papier, ce qui s’avère très utile pour les tâches administratives et opérationnelles.
- Sur la page Planning Prévisionnel, sélectionnez l'icône de l'imprimante.
Remarque : Vous ne pouvez imprimer qu'un planning qui a été sauvegardé et marqué comme terminé.
- Dans la fenêtre pop-up Rapports, sélectionnez l'une des options d'impression. Vous pouvez imprimer :
- Planning prévu par Postes de Travail Réels (période).
- Planning prévu par Poste de Travail théorique (période).
- Planning prévu par groupes de contrats.
- Planning hebdomadaire.
- Résumé par Salarié.
- Horaire par Salarié.
- Heures par travail (renseignements supplémentaires).
- Heures par travailleur (signature).
- Personnel par Périodes.
- Plannings par salarié (individuel).
- Rapport Journalier.
- Heures Complémentaires Projetées.
- Heures par travailleur (avec des variantes).
Remarque : En fonction du rapport sélectionné, vous pourrez vérifier d'autres options d'affichage avant de générer l'impression.
- Sélectionnez la manière dont vous souhaitez visualiser le rapport. Vous pouvez l'afficher à l'écran, au format PDF et, dans certains cas, au format Excel.