Présentation : Le système de gestion Flow Learning vous permet d'attribuer des entretiens à une personne. Vous pouvez programmer ces entretiens à l'avance et ajouter une date d'échéance ultérieure afin que l'apprenant ait le temps de préparer et de remplir son formulaire d'entretien.
Point de départ : Le Tableau de Bord Flow Learning.
Remarque : En fonction de vos autorisations, il se peut que cette fonction ne soit pas activée. Certaines entreprises choisissent de renommer les entretiens d'une manière qui leur convient mieux. Si vous ne savez pas où trouver les entretiens dans votre système, demandez à votre manager ou à votre Customer Success Manager Flow.
Trois façons d'attribuer des entretiens
Il existe trois façons différentes d'attribuer des entretiens. Si vous attribuez un entretien en tant qu'ajout unique pour un seul apprenant et qu'il ne s'applique à personne d'autre, nous vous recommandons d'utiliser la méthode décrite dans cet article ou d'attribuer des entretiens par l'intermédiaire d'une entreprise.
Vous pouvez également ajouter des entretiens dans une structure de formation. Cependant, il est important de noter que les modifications apportées à une structure de formation auront un impact sur tous les apprenants qui l'utilisent et ne sont pas recommandées pour des entretiens ponctuels.
Attribuer des entretiens individuels à l'aide de la fonction Attribuer un apprentissage
- Sélectionnez Apprentissage et Développement > Attribuer l'apprentissage dans le menu principal.
- Sélectionnez Individuellement dans le menu pop-up. La page Attribuer l'apprentissage s'ouvre.
- Faites défiler l'écran vers le bas et sélectionnez Entretiens sur la page Attribuer l’apprentissage.
- Sélectionnez le champ sous Entretiens et faites défiler la liste déroulante pour trouver le type d'entretien que vous souhaitez attribuer.
- Sélectionnez le champ sous Date d'échéance pour sélectionner une date si vous souhaitez définir la date à laquelle votre apprenant doit avoir terminé l'entretien. Les dates d'échéance sont facultatives.
Remarque : L'ajout de dates d'échéance lors de l'attribution d'entretiens enverra des notifications automatiques aux apprenants lorsque leurs entretiens sont dus ou en retard. Pour l'apprenant, l'entretien est également marqué comme Requis par vous dans le portail de l'apprenant Mapal One. Si aucune date d'échéance n'est définie, l'entretien sera marqué comme Recommandé pour vous dans le portail de l'apprenant Mapal One.
- Sélectionnez Ajouter un autre si vous souhaitez ajouter un autre entretien.
Remarque : Vous pouvez répéter ce processus jusqu'à ce que vous ayez sélectionné tous les entretiens que vous souhaitez attribuer. Vous pouvez ajouter différentes dates d'échéance afin qu'elles puissent être complétées à des moments différents.
- Sélectionnez Suivant lorsque vous avez terminé d'ajouter des entretiens.
Vous accéderez ainsi à l'élément de formation suivant qui peut être assigné OU vous pouvez faire défiler la liste pour sélectionner un apprenant.
Remarque : Pour ajouter d'autres éléments de formation, vous pouvez sélectionner n'importe quel onglet sur Attribuer l'apprentissage : Formation externe, Modules, Cahiers, Compétences ou Objectifs. Vous pouvez assigner ce type d'élément aux apprenants de la même manière.
Sélectionner les apprenants à qui assigner la formation
- Sélectionnez l'onglet Apprenants sur la page Attribuer l'apprentissage pour ouvrir une liste d'apprenants dans votre organisation.
- Faites défiler la liste OU sélectionnez Rechercher
pour trouver l'apprenant auquel vous souhaitez attribuer l'entretien et cochez la case à côté de son nom.
Remarque : Vous pouvez attribuer le même entretien à plusieurs apprenants en cochant plusieurs cases.
Sélectionnez Filtrer et filtrez vos options de recherche pour afficher tous les apprenants, les apprenants actuels ou les apprenants en absence de longue durée. Vous pouvez également appliquer d'autres filtres tels que la région, le secteur, l'agence, le titre du poste et la marque.
Remarque : Un point apparaît à côté de l'icône pour indiquer qu'un filtre est en place.
- Sélectionnez Suivant lorsque vous avez ajouté votre apprenant. La fenêtre Options s'ouvre.
- Sélectionnez l'option Envoyer des emails pour envoyer un email aux stagiaires affectés, avec des informations sur cet entretien et sur la manière d'y accéder.
Remarque : Les cases à cocher Réédition terminée et Bloqueur d'examen ne sont nécessaires que lors de la délivrance d'autres formations, telles que des modules, et ne sont pas requises pour les entretiens.
- Sélectionnez Vérification des attributions pour vérifier une dernière fois que tous les détails sont corrects avant de confirmer.
- Sélectionnez Confirmer et attribuer. Vous verrez alors un résumé de l'entretien que vous avez attribué, ainsi qu'une confirmation que l'entretien a été ajouté avec succès et qu'un email de notification a été envoyé à l'apprenant.
Remarque : L'option Imprimer maintenant vous permet de visualiser ou de faire une copie papier des instructions que vos apprenants recevront par e-mail.
L’(es) apprenant(s) se verra(ont) désormais assigner l'entretien que vous avez choisi. Les détails de cette affectation apparaîtront dans les rapports et autres fonctionnalités associées à la progression et à l'achèvement de l'apprentissage.